BKMS® System mit externen Experten (z. B. Ombudsleute)

Die Einbeziehung externer unabhängiger Experten dient der Vorselektion und Verifizierung der eingehenden Meldungen nach Relevanz. Die externe Stelle wird als Bearbeiter im BKMS® System eingerichtet und kann mit Mitarbeitern forensischer Abteilungen in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, spezialisierten Experten wie Control Risks, Result Group, PwC usw. oder mit Ombudsleuten besetzt werden.

Erfahrungen zeigen, dass Hinweisgeber aus bestimmten Ebenen eine Hemmschwelle haben, sich mit Informationen persönlich oder telefonisch an einen Rechtsanwalt zu wenden, auch wenn dieser Vertraulichkeit durch seine Position zusichern kann. Hinweisgeber aus anderen Ländern sind zusätzlich durch Sprach- und Zeitzonenbarrieren gehemmt. Hier kommt weder ein persönlicher noch ein telefonischer Kontakt zustande; der Wirkungskreis des Externen bleibt somit beschränkt.

Mit dem BKMS® System steigert der Externe seine Erreichbarkeit für Hinweisgeber, indem er orts- und zeitunabhängig Meldungen annehmen kann. Auch steuert er seine Bearbeitung selbst, da er vom Büro oder Home-Office auf das BKMS® System zugreifen kann. Abstimmungen des Externen mit dem betroffenen Unternehmen oder der Verwaltung finden ebenfalls direkt über das BKMS® System ohne Reiseaufwand statt. Dies ermöglicht dem Externen eine Bündelung seiner Kapazitäten auch für mehrere Kunden.

Der externe Experte nimmt die Meldungen zentral an und prüft sie im anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber. Erweist sich die Meldung als relevant, gibt er sie zur Kenntnisnahme oder weiteren Aufklärung an einen Bearbeiter im Unternehmen oder in der Verwaltung direkt über das BKMS® System weiter. Die Fälle bleiben für den externen Experten weiterhin sichtbar und bearbeitbar, so dass er die Aktionen des Bearbeiters nachvollziehen kann. Die Zusammenarbeit erfolgt im BKMS® System grenzübergreifend und zeitzonenunabhängig. Ist die Meldung hingegen irrelevant, kann der Externe diese zum Löschen freigeben.

Der Verantwortungsbereich und damit auch die Arbeit des Externen hängen von der Berechtigungstiefe im BKMS® System ab. Diese wird vom Kunden selbst erstellt und bei Bedarf geändert.

Die Integration eines externen Ombudsmanns oder externen Expertenkreises in den BKMS®-Meldeprozess dient der Stärkung der Glaubwürdigkeit des Unternehmens oder der Verwaltung im Umgang mit Hinweisen.