¿Qué es un canal de denuncias?
Todo lo que necesita saber acerca del software que protege a los alertadores
Con la entrada en vigor de la Directiva (UE) de Protección de los Denunciantes de infracciones o «whistleblowers» el 16 de diciembre de 2019, se habla cada vez más de la protección de alertadores y de los canales de denuncias. Y es que la Directiva (UE) para la Protección de Denunciantes de infracciones o «whistleblowers» no solo afecta a las grandes empresas o a los bancos. En un futuro próximo, todas las empresas de más de 50 empleados, al igual que las ciudades y municipios de más de 10.000 habitantes, estarán obligados a establecer canales de denuncias internos.
Con un canal de denuncias, los alertadores o «whistleblowers» como, por ejemplo, los empleados de una empresa o entidad o los proveedores o ciudadanos de un municipio, podrán formular denuncias anónimas acerca de abusos o infracciones ilegales que hayan observado, sin miedo alguno a sufrir represalias. Es decir, a partir de ahora, los alertadores no tendrán que temer ningún tipo de discriminación, intimidación o pérdida de su puesto de trabajo.
Las ventajas de los canales de denuncias:
El hecho de que las empresas y entidades implementen una vía segura para la recepción de mensajes que notifiquen infracciones, conductas indebidas o potenciales riesgos contribuirá a descubrir y clarificar con anticipación los abusos o comportamientos delictivos antes de que se produzca un daño mayor.
Los sistemas de denuncias favorecen la implantación de una cultura empresarial y laboral transparente y fundamentada en valores. Idealmente, estas buenas prácticas deberían ser compartidas por todos los empleados y directivos, en lugar de percibirse como un requisito superfluo del cumplimiento normativo.
En caso de infracción, se evitan daños de reputación y elevados costes económicos, al mismo tiempo que se contrarrestan de manera preventiva las conductas indebidas.
La posibilidad de emitir la denuncia de manera anónima aumenta la confianza y la disposición a compartir información delicada de manera interna y a resolver los problemas.
¿Qué tipos de canales de denuncias existen?
Encontramos varias soluciones diferentes:
- Buzones
- Sistemas de voz, como pueden ser las líneas de atención telefónica
- Mediadores, que pueden ser internos o externos
- Aplicaciones digitales denominadas software o sistemas de protección de los alertadores
Buzones
A primera vista, todos los sistemas anteriormente expuestos tienen la capacidad de garantizar una entrega confidencial de los mensajes. Sin embargo, si se analiza más en detenimiento, se observan diferencias. Por ejemplo, una carta puede enviarse de manera flexible a prácticamente cualquier lugar del mundo, pero no siempre acabará en las manos de la persona deseada. Por otro lado, el hecho de que las denuncias internas se redacten de manera anónima, impedirá la comunicación mediante la que se pueden formular preguntas para aclarar el incidente descrito.
Sistemas de denuncias por voz
Otro canal de comunicación es el de los sistemas por voz, ya sea una aplicación asistida por personas o un sistema de contestador automático. No obstante, para poder acceder las 24 horas del día y los 7 días de la semana, ocasionalmente incluso en diferentes idiomas, serán necesarios elevados recursos humanos, con los costes que ello implica. A su vez, los contestadores automáticos no pueden realizar consultas. Además, la respuesta a un mensaje se producirá siempre con retraso temporal. Otro aspecto destacado es el hecho de que las soluciones puntuales generan poca confianza en cuanto al carácter anónimo del emisor. Sin embargo, las soluciones por voz sí tienen sentido como canal adicional, para el caso de que un denunciante no pueda o no desee acceder mediante Internet.
Mediadores
Otra opción fiable para la formulación de denuncias es ofrecer un punto de encuentro con un mediador que puede ser interno o externo y que suele ser o un abogado, o alguien de recusos humanos. De este modo, no solo se seleccionan los temas de los mensajes, sino que también se verifican la admisibilidad y la credibilidad de las denuncias internas. Lamentablemente, un sistema de notificación con mediadores o sindicatos ofrece, por su propia naturaleza, limitaciones en cuanto al acceso físico y temporal, así como en la cobertura lingüística. Por esta razón, los mediadores se contratan fundamentalmente en contextos locales o en combinación con otros canales de notificación.
Diez criterios para un canal de denuncias efectivo
1. PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS
Cuando un alertador comunica una irregularidad, sus datos personales se procesan al mismo tiempo. Por esta razón, los sistemas de denuncias por Internet deben reunir los más exigentes requisitos de protección y seguridad para estos datos, desde el registro de la denuncia hasta que se cierre el proceso.
2. ALMACENAMIENTO Y ACCESO A LOS DATOS
En Alemania y en la UE es aconsejable efectuar en cualquier caso el almacenamiento de los datos en servidores protegidos, sobre todo tras la declaración de invalidez del acuerdo Privacy Shield de la privacidad de datos entre la UE y EE. UU. Debe evitarse asimismo y en todo momento el acceso de terceros a los datos, incluido el proveedor del canal de denuncias.
3. CIFRADO Y LA POSIBILIDAD DE DIÁLOGO
La opción de informar de manera anónima minimiza el umbral de inhibición para el alertador y contribuye a la aceptación y al éxito del canal de denuncias. Al mismo tiempo, para la empresa es importante que se establezca un diálogo entre los alertadores y los que examinan las denuncias a la hora de esclarecer un caso determinado. Con las tecnologías especiales de cifrado y la función del buzón de correo se lleva a cabo un intercambio confidencial, al mismo tiempo que se protege la identidad del alertador.
4. COBERTURA LINGÜÍSTICA
En función de su diseño, un canal de denuncias a través de Internet puede aceptar informes en varios idiomas. Este criterio es relevante, en particular, para aquellas empresas que operen internacionalmente, con la finalidad de que los alertadores puedan presentar la denuncia en su propia lengua materna y, por lo tanto, reducir la inhibición al mínimo. Con la ayuda de la función de traducción, los mensajes recibidos pueden traducirse al idioma de la persona que procesa las denuncias.
5. CONTROLES DE SEGURIDAD INDEPENDIENTES
Una característica destacada que demuestra la calidad de un software que protege a los alertadores son las pruebas periódicas de seguridad y entrada efectuadas por un experto independiente de TI. Las certificaciones de protección de datos de conformidad con el RGPD constituyen asimismo una garantía de esta aplicación.
6. PROTECCIÓN DE DATOS ESPECÍFICA PARA CADA PAÍS
El uso internacional de un canal de denuncias interno debe tener en consideración los requisitos y las prescripciones legales en materia de protección de datos para cada país. En ciertos países, por ejemplo, no se autorizan los mensajes anónimos acerca de determinados temas. En consecuencia, un sistema red online podrá responder adecuadamente a estos requisitos específicos.
7. TRAMITACIÓN DE CASOS Y DOCUMENTACIÓN
La tramitación de casos asociada al canal de denuncias permite registrar y evaluar los resultados y las medidas del proceso de tramitación desde diferentes fuentes. Los informes y estadísticas sirven, al mismo tiempo, para documentar los casos con garantías legales y de inspección, aportando información relevante al departamento de cumplimiento normativo y a la dirección de la empresa.
8. COMBINACIÓN DE CANALES DE DENUNCIA
Los sistemas modernos a través de Internet tienen una estructura modular y permiten registrar y tramitar denuncias procedentes de diferentes fuentes. De este modo, podrán emplearse como parte de la gestión del cumplimiento normativo de una empresa, por ejemplo, en combinación con un sistema de voz y/o un delegado de personal.
9. DELIMITACIÓN DE LOS TEMAS
Es conveniente definir los temas prioritarios para cada empresa, evitando así las notificaciones indiscriminadas y el uso indebido.
10. DISPONIBILIDAD 24 HORAS
Una gran ventaja de los sistemas de notificación digital es su disponibilidad permanente para informar de las infracciones normativas, tanto en el territorio nacional como en el internacional.
