Gestione sus procesos de aprobación de forma rápida y eficiente con el BKMS^® Business Approvals

El BKMS^® Business Approvals permite digitalizar, gestionar y documentar rápida y eficientemente todos los procesos de aprobación de cumplimiento

El BKMS^® Business Approvals es una herramienta innovadora que facilita el mapeo intuitivo del flujo de trabajo desde la entrada de las solicitudes hasta su aprobación, así como la documentación y reevaluación. Mediante la otorgación o denegación automatizada de las aprobaciones basada en matrices específicas, el sistema agiliza considerablemente el proceso de aprobación y reduce al mismo tiempo los posibles riesgos.

El BKMS^® Business Approvals ofrece un control de procesos sistemático basado en riesgos y en temas específicos que permite implantar procesos de aprobación relacionados con el cumplimento de forma uniforme y eficiente en toda la empresa y garantizar su observancia.

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El BKMS^® Business Approvals permite:

Fomentar la prevención y la lucha contra el soborno

Implantar eficazmente los requisitos legales y las directivas de cumplimiento

Visibilizar y automatizar fácilmente procesos centrales y descentralizados

Marcar normas claras a los empleados y a los socios comerciales para protegerlos mejor

¿Por qué es necesario un proceso de aprobación?

Las disposiciones legales y las directivas de cumplimiento internas prevén a menudo la implantación de procesos para establecer medidas preventivas contra el soborno y la corrupción.

Se recomienda implementar procesos y directivas de aprobación para regular los siguientes temas:

Regalos y subvenciones, ya sea aceptándolos u otorgándolos
Patrocinios y eventos
La afiliación a organizaciones y asociaciones
Colaboraciones con competidores
Donaciones

Si no se lleva a cabo una evaluación y documentación sistemática de estos casos, pueden llegar a producirse incidencias graves en materia de cumplimiento con repercusiones directas en la propia organización. Los reglamentos jurídicos, como la ley francesa Sapin II, la ley antisoborno del Reino Unido o la legislación relativa a las prácticas corruptas en el extranjero de los Estados Unidos (FCPA) incluyen medidas preventivas para la lucha contra la corrupción.

¿Cómo funciona el BKMS^® Business Approvals?

Del mismo modo que las otras aplicaciones del BKMS^® Compliance System, el BKMS^® Business Approvals también está disponible como solución basada en web de ASP (proveedor de servicios de aplicación) operada en Alemania en un centro de datos de alta seguridad certificado al más alto nivel. De esta manera, el cliente puede disponer de esta aplicación a todas horas y desde cualquier lugar del mundo. Además, el BKMS^® Business Approvals satisface las más elevadas exigencias en cuanto a protección de datos y seguridad informática.

La configuración se realiza tomando como base la versión básica previamente configurada de la aplicación, la cual se puede adaptar individualmente a la matriz de riesgo de cada cliente y a sus procesos específicos. La implementación se lleva a cabo siguiendo procesos acreditados de buenas prácticas.

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Utilice la mejor solución para proteger a su empresa y a sus trabajadores

El BKMS^® Business Approvals le ofrece las ventajas de un programa que cumple con los estándares más elevados y reconocidos. Descubra por qué más de la mitad de las empresas alemanas del DAX optan por Business Keeper cuando se trata de la protección y la confianza de sus empleados:

Excelente protección de datos

El BKMS^® Business Approvals es el primer programa de aprobación de cumplimiento certificado conforme a las leyes de protección de datos según la legislación europea (RGPD).
Seguridad de datos de confianza

Nuestro programa cumple con los más altos estándares de protección de datos: doble certificación de seguridad conforme a la norma ISO 27001, algoritmos de cifrado exclusivos y avanzados, centros de datos de alta seguridad y análisis manuales de penetración.
Despliegue descentralizado en todo el mundo

Gracias a la vinculación directa en las unidades operativas, todos los empleados pueden iniciar un proceso fácilmente y desde cualquier parte del mundo.
Internacionalidad

El BKMS^® Business Approvals está disponible en todo el mundo, las 24 horas del día y 7 días a la semana, y en más de 70 idiomas.
Máxima flexibilidad

El BKMS^® Business Approvals ofrece la máxima flexibilidad para mapear flujos de trabajo personalizados de forma intuitiva y así ahorrar tiempo y recursos.
Servicio de atención al cliente

Nuestro servicio de atención individual al cliente está a su entera disposición para responder sus dudas, también después de la implementación.

Preguntas frecuentes:

1. ¿Por qué necesitan las empresas y las organizaciones un proceso de aprobación de cumplimiento?

Especialmente en las empresas y organizaciones de gran tamaño, el procesamiento estructurado y sistemático de un gran número de solicitudes de aprobación así como su documentación conforme a las exigencias de auditoría puede suponer un gran desafío. Además, todos los empleados deben tener la posibilidad de crear solicitudes de aprobación de cumplimiento a escala global desde cualquier parte del mundo e independientemente del idioma.

La entrega o la aceptación de un regalo o de una invitación debe efectuarse siempre conforme a la normativa interna y la legislación local vigente. Con el objetivo de proteger a cada empleado y a la empresa, es posible que en algunas situaciones se requiera la aprobación previa por parte del responsable regional de cumplimiento o de otra persona autorizada por este.

Por este motivo, se recomienda el uso de un programa que permita a los empleados aclarar de una forma sencilla cualquier inseguridad respecto a los regalos y subvenciones. Este programa, al mismo tiempo, facilita notablemente a los directores y responsables de cumplimiento el procesamiento y la gestión de las solicitudes entrantes.

2. ¿Cómo deben actuar los empleados ante los regalos?

No existe ninguna normativa legal que defina hasta qué punto un regalo es apropiado. Por eso, muchas empresas han establecido directrices de cumplimiento internas que lo regulan. Se puede establecer, por ejemplo, qué regalos pueden aceptar los empleados, o cuáles solamente previa consulta con su superior. Muchas empresas autorizan a sus empleados aceptar regalos valorados en hasta 35 euros, ya que hasta este importe se pueden desgravar regalos a socios comerciales.

A la vista de esta situación, es recomendable contar con directrices de comportamiento claras y vinculantes para aclarar cualquier inseguridad de los empleados y protegerlos de posibles acusaciones de soborno.

3. ¿Qué consecuencias penales conlleva el soborno?

En Alemania, por ejemplo, quien intente conseguir ventajas frente a los competidores mediante regalos puede enfrentarse a una pena de prisión de hasta tres años o a una multa, según lo establecido en el artículo 299 del Código Penal Alemán. Lo mismo rige para aquellas personas que se dejen sobornar, aceptando regalos y garantizando o prometiendo a cambio cualquier tipo de ventaja.

Además, el empleado puede enfrentarse a consecuencias disciplinarias, como una amonestación o el despido.

4. ¿Necesita algo más que un programa de aprobación de cumplimiento?

Descubra más herramientas que le permitirán diseñar su proceso integral de cumplimiento de forma eficiente e intuitiva. Con nuestro BKMS^® Compliance System tiene a disposición una plataforma integral compuesta por varios módulos de cumplimiento que se pueden emplear tanto individual como conjuntamente.

Descubra ahora el BKMS^® Compliance System al completo