BKMS^® Incident Reporting Essentials

Tanto para los empleados como para las organizaciones, son varias las ventajas que pueden tener un efecto positivo, duradero y sostenible en la cultura corporativa y el éxito de la empresa.

Estas son algunas de las ventajas para los empleados:

• Mayor confianza en la empresa.
• En el caso de canales de denuncia digitales, anonimato garantizado.

Estas son algunas de las ventajas para la empresa:

• Detectar y solucionar riesgos de diversa índole de manera anticipada.
• Minimizar posibles daños en su reputación, ya que las irregularidades se gestionan internamente y no se hacen públicas ni llegan a las autoridades.
• Evitar multas y sanciones.
• Cumplir las disposiciones legales para proteger a los alertadores, como, por ejemplo, la ley Sapin II en Francia, la Bribery Act del Reino Unido y la Directiva Europea de Protección de los Denunciantes, la cual debe transponerse a la legislación nacional en todos los países de la UE.

La preocupación de que se pueda hacer un mal uso de los canales de denuncia debido a la «impunidad» del anonimato es injustificada según muestran las cifras: el 66 % de los encuestados apenas recibe un 2 % de mensajes improcedentes, mientras que el 84 % aún recibe por debajo del 5 % de mensajes improcedentes.

Business Keeper trata la seguridad de la información con máxima prioridad. Para garantizar que ningún empleado o persona externa pueda utilizar el sistema y ver los datos, trabajamos con lo que llamamos un «PIN de cifrado».

Es la única forma de que los examinadores de las denuncias puedan descifrar los datos y acceder a ellos.

Según nuestros estudios comparativos, cada vez se están adoptando más canales de denuncia y ello se refleja en el número de mensajes recibidos. No obstante, el aumento no es tanto como para verse sobrepasado por ellos. 

Dentro de la Unión Europea, la protección de los alertadores está regulada de formas muy distintas. Por ejemplo, en Francia, las empresas están obligadas desde junio de 2017 a implementar un programa de cumplimiento que incluya un canal de denuncia. No obstante, en la mayoría de los otros países la situación es distinta, ya que allí los alertadores pueden enfrentarse a represalias como la pérdida del trabajo o procesos civiles y incluso penales.

Hasta ahora, en España los alertadores no estaban debidamente protegidos por la ley, pero eso va a cambiar gracias a la nueva directiva de la UE: el Gobierno español tiene hasta 2021 para transponer la nueva directiva europea a la legislación nacional.

El examinador de casos es quien recibe y tramita las mensajes, comprueba y toma las medidas necesarias realizando su correcta documentación. Según la Directiva Europea de Protección de los Denunciantes, los examinadores de casos deben recibir una formación especial y estar familiarizados con las disposiciones vigentes sobre protección de datos.

Los examinadores de casos pueden ser:

• empleados de los departamentos de cumplimiento, RR. HH., legal o de ética
• delegados de protección de datos
• directores financieros
• auditores 
• miembros de la Junta Directiva o del Comité Ejecutivo.

Para poder trabajar de forma eficaz abarcando todos los departamentos y países, los examinadores de casos tienen a su disposición los siguientes idiomas por el momento: alemán, inglés, español, francés y polaco.

Um abteilungs- und länderübergreifend effektiv arbeiten zu können, stehen Fall-Bearbeitern momentan die folgenden Sprachen zur Verfügung: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Polnisch.

El proceso de denuncia consta de 3 pasos:

1. Indicar la categoría del mensaje, p. ej., soborno, infracción en la empresa, incumplimiento de normas, etc.
2. Describir la denuncia y, dado el caso, cargar los archivos que demuestran los hechos. 
3. A continuación, se configura un buzón protegido individual a través del cual tiene lugar el diálogo anónimo.

Los estados miembros de la UE tienen hasta diciembre de 2021 para implementar la directiva de la UE en la legislación nacional.

A más tardar en 2021, las empresas con más de 250 empleados deben haber implementado canales de información internos. Las empresas con entre 50 y 250 empleados estarán legalmente obligadas a implementar canales internos de información a más tardar en 2023.

Sin embargo, como los Estados Miembros pueden aprobar leyes antes del plazo de transposición, las empresas deben empezar a aplicarlas pronto.