Qu'est-ce qu'un système de recueil d’alerte ?
Toutes les informations sur le logiciel de recueil d’alerte et son importance
Avec l'entrée en vigueur de la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte le 16 décembre 2019, les thématiques de la « protection des lanceurs d'alerte » et du « système de recueil » sont de plus en plus médiatisés. La directive de l'UE sur les lanceurs d'alerte n'affecte pas seulement les grandes entreprises ou les banques : toutes les entreprises de 50 employés ou plus, au même titre que les villes et municipalités de 10 000 habitants ou plus, seront dans l'obligation d'établir des dispositifs de signalement internes, appelés systèmes de traitement pour lanceurs d'alerte.
À noter que la directive européenne complète la loi sapin II du 9 décembre 2016, qui était une première étape dans la protection des lanceurs d'alerte.
À l'aide d'un dispositif de recueil, les lanceurs d’alerte - par exemple les employés d'une entreprise ou d'une organisation, des fournisseurs ou des citoyens d'une ville - peuvent signaler des rapports anonymes sur les irrégularités observées ou les violations des règles sans avoir à craindre de conséquences négatives. Les lanceurs d'alerte n'ont pas à craindre le licenciement, la discrimination sur le lieu de travail, l'intimidation ou le transfert
Les avantages d'un dispositif d’alerte :
Si les entreprises et les organisations créent un moyen sûr de signaler les violations, les fautes ou les risques potentiels, cela peut favoriser l'identification des abus ou les comportements délictueux à un stade précoce et à les élucider sans contraintes avant que des dommages majeurs ne surviennent.
Les dispositifs d’alerte offrent un accompagnement, la possibilité d'un travail et d'une culture d'entreprise transparents et fondés sur des valeurs, qui sont idéalement partagés par tous les employés, salariés et managers, au lieu d'être considérés comme un « mal nécessaire » pour la conformité.
En cas de violation, cela permet d'éviter des coûts financiers élevés et des atteintes à la réputation, tandis que les fautes peuvent être combattues de manière préventive.
Les modalités de la procédure d'alerte permettent de soumettre des rapports de manière anonyme, la confiance et la volonté de pouvoir partager des connaissances critiques en interne et de traiter les problèmes vont croissant.
Quels sont les systèmes de recueil d’alerte ?
Il existe plusieurs solutions différentes :
- Boîtes à lettres
- Systèmes basés sur la voix, tels que les hotlines téléphoniques
- Médiateurs internes ou externes
- Applications numériques, également appelées systèmes ou logiciels de signalement
Boîte aux lettres
À première vue, tous les systèmes énumérés ci-dessus sont en mesure de garantir des rapports confidentiels. Cependant, lorsque l'on y regarde de plus près, les différences deviennent claires : une lettre peut être envoyée de manière flexible depuis presque n'importe où dans le monde, mais elle n'atteint pas toujours la personne responsable. Si les informations internes sont écrites de manière anonyme, la possibilité de communication reste bloquée afin de poser des questions destinées à clarifier l'incident décrit.
Systèmes d'alerte vocaux
Une autre procédure de recueil est une solution basée sur la parole, soit une application à commande humaine, soit un système de répondeur. Néanmoins, afin de pouvoir fournir une accessibilité 24 heures sur 24, parfois en plusieurs langues, un niveau élevé de dépenses de personnel est nécessaire, ce qui ne va pas sans les coûts correspondants. En revanche, dans le cas des systèmes de répondeur, aucune requête ne peut être effectuée. De plus, la réaction à un message s'effectue toujours avec un décalage temporel. En outre, les solutions isolées bénéficient de peu de confiance en ce qui concerne le maintien de l'anonymat de l'identité de l'émetteur de la notification. Cependant, une solution vocale a du sens en tant que canal supplémentaire si un lanceur d'alerte ne peut pas ou ne veut pas accéder à Internet.
Médiateurs
Un autre moyen fiable consiste à faire remonter les informations via un médiateur interne ou externe, qui travaille généralement en tant qu'avocat. Cela permet non seulement de sélectionner les messages principaux au cours de la conversation, mais aussi de vérifier la plausibilité et la crédibilité des informations internes. Malheureusement, un système de signalement avec des médiateurs offre naturellement une disponibilité limitée en matière de temps et de lieu et généralement une couverture linguistique limitée. Pour cette raison, on a principalement recours aux médiateurs dans un contexte régional ou en combinaison avec d'autres canaux de signalement.
Dix critères pour un dispositif d’alerte efficace
1. PROTECTION ET SÉCURITÉ DES DONNÉES
Toute personne qui souhaite dénoncer de manière désintéressée et de bonne foi une violation grave, partage par son signalement des données personnelles qui seront traitées. Pour cette raison, les systèmes basés sur le Web doivent répondre aux exigences les plus élevées en matière de protection et de sécurité de ces données - de l'enregistrement des informations à leur effacement.
2. STOCKAGE ET ACCÈS DES DONNÉES
Le stockage des données sur des serveurs protégés en Allemagne ou dans l'UE est recommandé dans tous les cas, notamment en raison de l'accord Privacy Shield entre l'UE et les États-Unis, qui a été déclaré inefficace. De plus, les tiers, de même que le fournisseur du système de recueil d’alerte, ne devraient jamais avoir accès aux données.
3. OPTION DE CHIFFREMENT ET DE DIALOGUE
La possibilité de pouvoir signaler de manière anonyme si nécessaire abaisse le seuil d'inhibition de la part du lanceur d'alerte et augmente l'acceptation et le succès d'un système de signalement. Dans le même temps, un dialogue entre l'informateur et la personne qui le traite de la part de l'entreprise est important pour l'éclaircissement efficace d'un cas. Avec la mise en place de technologies de cryptage spéciales et une fonction de boîte aux lettres, l'échange confidentiel peut être réalisé et l'identité du lanceur d'alerte protégée en même temps.
4. COUVERTURE LINGUISTIQUE
Selon sa conception, un système de recueil d’alerte basé sur le Web est capable de recevoir des informations dans un grand nombre de langues. Il s'agit d'un critère important, en particulier pour les entreprises actives à l'international, afin de permettre aux lanceurs d'alerte de soumettre le signalement dans leur propre langue maternelle et ainsi de maintenir le seuil d'inhibition aussi bas que possible. À l'aide d'une fonction de traduction, les messages reçus peuvent être transférés dans la langue du processeur de messages respectif.
5. VÉRIFICATIONS DE SÉCURITÉ INDÉPENDANTES
Des tests de sécurité et d'intrusion réguliers effectués par des experts informatiques indépendants sont une caractéristique de qualité importante des logiciels de dénonciation. Les certifications de protection des données conformes au RGPD servent également d'indication de la sécurité d'une telle application.
6. CONFIDENTIALITÉ SPÉCIFIQUE AU PAYS
Lors de l'utilisation d'un canal de signalement interne au niveau international, les exigences nationales en matière de protection des données et les dispositions légales doivent être prises en compte. Ainsi, les rapports anonymes sur certaines thématiques ne sont pas autorisés dans certains pays. Ces exigences spécifiques peuvent donc être bien cartographiées avec une solution Web.
7. TRAITEMENT DES CAS ET DOCUMENTATION
Avec le traitement des affaires lié au dispositif d’alerte, les résultats et les mesures du processus de traitement peuvent être enregistrés et évalués à partir de différentes sources. Les rapports et les statistiques servent également à documenter les cas d'une manière conforme à la loi et inviolable, et à une remontée des informations pertinentes au service de conformité et à la direction de l'entreprise.
8. COMBINAISON DE SYSTÈMES DE SIGNALEMENT
Les dispositifs d’alerte modernes sur Internet sont modulaires et permettent d'enregistrer et de traiter des informations à partir de différentes sources. De cette façon, ils peuvent être utilisés dans le cadre de la gestion de la conformité d'une entreprise, par exemple en combinaison avec une solution vocale et/ou un médiateur.
9. DÉLIMITATION DES THÈMES
Pour se protéger contre les signalements indiscriminés et les utilisations abusives, des thèmes majeurs spécifiques à l'entreprise doivent être définis.
10. DISPONIBILITÉ 24/7
Parmi les avantages majeurs des systèmes de signalement numériques, citons la disponibilité permanente pour signaler les violations des règles - à l'échelle nationale ou mondiale.
