BKMS^® Incident Reporting Essentials

Pour les salariés comme pour les employeurs, il existe des avantages précieux qui peuvent avoir un effet positif durable et à long terme sur la culture et la réussite de l'entreprise.

Les avantages pour vos salariés sont notamment les suivants :

• Renforcement de la confiance au sein de votre entreprise
• Pour les systèmes de recueil et de traitement d'alerte numériques : préservation de l'anonymat

Les avantages pour votre entreprise sont notamment les suivants :

• Les risques de divers types peuvent être identifiés et traités de façon précoce
• Minimisation de l'atteinte à la réputation, car les abus sont traités en interne et ne sont pas rendus publics ou transmis aux autorités
• Les amendes et les sanctions peuvent être évitées
• Respect des exigences légales pour la protection des lanceurs d’alertes notamment la loi Sapin II en France, l'UK Bribery Act et la directive européenne sur la protection lanceurs d’alerte qui signalent des violations du droit de l’Union, qui doit être convertie en droit national dans tous les pays de l'UE.

Selon les chiffres, la « crainte » des entreprises pour les lanceurs d‘alerte anonymement ne conduise à un abus des systèmes de recueil d'alerte est injustifiée : chez 66 % des participants, la proportion d'alertes abusives est inférieure à 2 %, et pour un total de 84 % des répondants, elle est encore inférieure à 5 %.

La sécurité des informations obtenues est une priorité absolue. Pour garantir qu'aucun salarié ou personne extérieure ne puisse utiliser le système et consulter les données, nous utilisons avec un code PIN de chiffrement.

Ce n'est qu'avec ce code PIN de chiffrement que les responsables de traitement peuvent déchiffrer les données importantes et donc y accéder.

Dans nos études comparatives, nous constatons que l'adoption de systèmes de recueil et de traitement d'alerte permet l’augmentation du nombre d’alertes, mais pas au point qu'il faille craindre d'être « submergé » par celles-ci. 

Au sein de l'Union européenne, la protection des lanceurs d’alerte est réglementée de manière très différente. En France, par exemple, les entreprises sont tenues de mettre en place un programme de conformité comprenant un système de recueil d’alerte depuis juin 2017. Toutefois, la situation est différente dans la plupart des autres pays, où les lanceurs d‘alerte peuvent être confrontés à des conséquences négatives comme la perte de leur emploi ou des poursuites civiles et pénales.

Un responsable de cas est une personne qui reçoit les alertes des lanceurs d’alerte, les traite, les vérifie, prend les mesures nécessaires et documente le tout. Conformément à la directive européenne sur la protection des personnes qui signalent des violations, les responsables de cas doivent être spécialement formés et connaître les règles applicables en matière de protection des données.

Les référents peuvent être :

• Des employés du service conformité, des ressources humaines, du droit ou de l'éthique
• Le délégué à la protection des données
• Le directeur financier
• Le responsable de l'audit
• Un membre du conseil d'administration ou de la direction.

Afin de pouvoir travailler efficacement dans les différents services et pays, les référents disposent actuellement des langues suivantes : allemand, anglais, espagnol, français et polonais.

Le processus d'alerte comprend globalement 3 étapes :

1. Informations sur la catégorie de l'alerte, par exemple corruption, comportement inapproprié dans l'entreprise, infractions aux règles, etc.
2. Description de l'alerte et téléchargement éventuel de fichiers pouvant servir de preuve. 
3. Enfin, une boîte de dialogue protégée est créée permettant un dialogue protégé.

Les États membres de l'UE ont jusqu'à décembre 2021 pour transposer la directive européenne en droit national.

D'ici 2021 au plus tard, les entreprises de plus de 250 salariés doivent avoir mis en place des canaux de notification internes. Les entreprises comptant entre 50 et 250 employés seront légalement tenues de mettre en place des canaux de notification internes d'ici 2023 au plus tard.

Toutefois, comme les États membres peuvent adopter des lois avant la date limite de transposition, les entreprises devraient commencer à mettre en œuvre la directive plus tôt que prévu.