Les modules

BKMS® Compliance System

BKMS® System

Lancement d'alerte par application web

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À l'aide de l'application de communication par Internet du BKMS® System, les lanceurs d'alerte peuvent signaler les abus et risques internes à leur employeur ou à une autorité compétente 24 heures sur 24 et dans le monde entier. S'ils le souhaitent, ils peuvent le faire de façon totalement anonyme. Néanmoins, afin que leurs alertes puissent être élucidées efficacement, les lanceurs d'alerte sont engagés dans un dialogue protégé avec les examinateurs qui traitent les alertes chez nos clients.

« Plus de la moitié des lanceurs d'alerte ont utilisé des moyens de communication à travers Internet. »

ACFE: Report to the nations, 2016

Le BKMS® System a été certifié à plusieurs reprises en matière de protection et de sécurité des données par des experts agréés et indépendants.

Un moyen de communication interne fiable protège les collaborateurs contre les éventuels conflits de loyauté : les lanceurs d'alerte n'ont pas besoin d'envisager de passer par des voies externes pour contacter les médias ou les autorités, et évitent en outre de s'exposer à d'éventuelles sanctions disciplinaires.

BKMS System

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Une meilleure protection

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Zertifizierungen Siegel

Certifications -

sécurité et protection des données maximales

 

Nous exploitons l'application Internet sur des serveurs autonomes dans un Data Center allemand hautement sécurisé ; les données sont également stockées exclusivement en Allemagne. Le BKMS® System emploie un procédé de cryptographie hybride pour un cryptage séparé de chaque signalement. Contrairement aux simples portails web html, ni les collaborateurs de Business Keeper AG ni les autres tierces parties ne peuvent accéder aux alertes des clients dans le BKMS® System.

Le BKMS® System est le premier système d'alerte au monde certifié pour sa conformité en matière de protection des données. Notre dispositif de sécurité complet et notre dispositif de protection des données pour le BKMS® Compliance System sont constamment mis à jour, puis testés et certifiés par des experts indépendants.

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Datenschutzkonformität

Conformité en matière de protection des données –

respect de la législation dans tous les pays d'application

 

Le BKMS® System offre une flexibilité structurelle qui permet de l'adapter à la législation en vigueur dans le pays d'utilisation en matière de protection des données. Les sujets pour lesquels votre entreprise peut recevoir des alertes sont adaptés aux exigences spécifiques du pays. L'option d'alerte anonyme est neutralisée pour certains pays où l’anonymat n’est pas autorisé.

Le BKMS® System est doté d'une fonction spéciale de protection des données afin que le traitement des alertes respecte la réglementation en cette matière.

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Hinweisgeberschutz

Protection des lanceurs d'alerte –

anonymat sécurisé

 

Dans de nombreux pays, la loi ne protège pas assez les lanceurs d’alerte. Il est ainsi fréquent qu'ils ne communiquent pas les informations qu'ils possèdent sur les abus et risques, ou qu'ils ne les communiquent pas à l'interlocuteur adéquat. Afin d'éviter toute inquiétude quant aux éventuelles conséquences négatives d'une alerte, le BKMS® System garantit aux lanceurs d'alerte un anonymat total grâce à des techniques de cryptage spéciales. Chaque lanceur d'alerte décide lui-même s'il souhaite rester anonyme ou s'il révèle son identité.

Le BKMS® System ne journalise aucune connexion, de sorte qu'il est exclu de remonter la piste de l'expéditeur. Nos retours d’expériences montrent que de nombreux lanceurs d'alerte initient le contact sous couvert d'anonymat, et révèlent par la suite leur identité. En effet la conduite d’un dialogue avec l’examinateur en charge du traitement du signalement instaure ainsi un climat de confiance. Sans la possibilité d'une prise de contact anonyme, l'alerte n'aurait probablement jamais été lancée.

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Nachhaltigkeit

Développement durable –

prévention et répression

 

L'existence de codes de conduite propres à l'entreprise ainsi que d'un canal de communication facilement accessible préviennent les éventuelles violations. Vous protégez ainsi votre organisation contre les préjudices financiers et la dégradation de son image.

L'objectif de nos systèmes de recueil d'alerte est, outre de prévenir, de faire la lumière, rapidement et efficacement sur les abus existants.

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Envoi sécurisé de l'alerte

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Verfügbarkeit

Disponibilité –

dans le monde entier, 24 h sur 24, accessible à tous

 

En tant qu'entreprise, administration ou organisation, vous indiquez sur votre site Internet ou Intranet un lien qui mène vos collaborateurs et, si vous le souhaitez, vos fournisseurs, vers votre BKMS® System individuel. Vous décidez ainsi à l'avance quelles personnes sont incluses dans votre processus interne de gestion des risques, et pour quels sujets.

Afin que les personnes malvoyantes puissent aussi utiliser le BKMS® System, tout le processus de lancement d'alerte peut être lu à l'aide d'un lecteur d'écran. Les contenus non lisibles, comme les questions de sécurité, sont remplacés par un fichier audio.

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Internationalität

Internationalité –

– envoi des alertes en différentes langues

 

Afin de prendre en compte tous les lanceurs d'alerte potentiels, de réduire les barrières à l'envoi des alertes et d'éviter les malentendus lors de la description du déroulement des faits, le processus structuré d'envoi via la plateforme web du BKMS® System peut être présenté dans différentes langues. Il est actuellement disponible dans 60 langues.

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Unternehmenskultur

Culture d'entreprise –

conception individuelle

 

Nous créons la page d'accès au système de lancement d'alerte tout spécialement pour vous. Plus particulièrement, nous reproduisons le style graphique de votre entreprise avec son logo. Nous rédigeons un texte personnalisé qui informe les lanceurs d'alerte sur les points essentiels de la culture de leur organisation ainsi que sur les principes de conduite importants. Enfin on les motive à signaler les abus et les risques identifiés.

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Eingrenzung

Limitation –

éviter les abus et la délation

 

Vous choisissez les sujets sur lesquels il convient que votre entreprise/organisation reçoive des alertes. Avec cet enregistrement sélectif des alertes, le travail relatif à la conformité se concentre sur les priorités ; les sujets indésirables ou soumis à l'obligation de déclaration sont exclus.

Le BKMS® System intègre de manière flexible les différentes exigences légales de chaque pays dans sa conception et son utilisation.

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Traitement efficace des alertes

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Hinweisqualität

Qualité des alertes –

l'anonymat n'empêche pas le dialogue

 

Un ou plusieurs de vos examinateurs autorisés reçoivent l'alerte. Si le lanceur d'alerte a configuré une boîte postale dans votre BKMS® System, le dialogue peut s'établir même en cas d'alerte anonyme. Ce dialogue permet d'apporter un soutien au lanceur d'alerte, de l'informer sur les progrès du traitement de son alerte, et de lui demander de plus amples informations sur l'incident afin d'orienter et d'accélérer les enquêtes internes, et d'éviter les malentendus.

Les enquêtes rencontrent souvent un mur infranchissable lorsque des informations importantes manquent. Le dialogue protégé à travers le BKMS® System permet quant à lui de tirer parti des informations privilégiées du lanceur d'alerte de façon continue et systématique.

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Strukturierung

Structure –

garantir la sécurité des informations importantes

 

La page de recueil de signalement d'alerte pose au lanceur d'alerte des questions que vous avez formulées pour chaque sujet. La combinaison de questions ouvertes et fermées avec des options de réponse prédéterminées guide le lanceur d'alerte dans le processus d'envoi. Lors de ce processus, toutes les informations importantes pour vos investigations ultérieures sont demandées.

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Compliance Struktur

Structure de conformité –

autorisations utilisateurs différenciées

 

Le dispositif flexible d'autorisations utilisateurs du BKMS® System permet de l'adapter à la structure de conformité de votre entreprise. Les alertes sont reçues de manière centralisée et, après un examen préliminaire, sont attribuées manuellement à un examinateur connu ou à un groupe des examinateurs. Les alertes peuvent être traitées de façon décentralisée. Dans ce cas, les examinateurs reçoivent des alertes automatiquement pré-triées et affectées, par exemple par sujet, service de l'entreprise ou pays concerné. Des personnes externes, par exemple des médiateurs, peuvent participer à la réception et à l'examen des alertes de façon centralisée, ou au cas par cas, pour un soutien ponctuel.

Pour chaque action du processus de traitement des alertes, vos examinateurs reçoivent des autorisations distinctes. Ils peuvent en outre être autorisés à traiter des sujets, des pays ou des domaines spécifiques. Vous pouvez facilement et à tout moment adapter ces autorisations aux changements structurels à travers l'administration des utilisateurs.

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Weltweiter Zugriff

Accès mondial –

sans interférence

 

Le BKMS® System est une application autonome. Ni les lanceurs d'alerte ni votre organisation n'ont besoin d'une installation matérielle ou logicielle spécifique ; le BKMS® System n'interfère pas avec votre environnement informatique. L'application ASP (Application Service Providing) est flexible et peut être intégrée au sein de n'importe quelle structure organisationnelle.

Tout comme il est possible d'envoyer une alerte à toute heure et quelque soit la géographie, vos examinateurs peuvent également voir les alertes dans le BKMS® System indépendamment de l'heure et du lieu. Il leur faut uniquement disposer d'un accès Internet et de leurs données d'accès.

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Valeur ajoutée

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Reporting

Rapports –

statistiques en un clic

 

Les examinateurs autorisés peuvent générer en un simple clic des rapports et des statistiques dans des formats standard tels que PowerPoint, html, pdf, Word ou Excel à partir des alertes qui les intéressent dans le BKMS® System. Pour chaque cas, ils indiquent quels critères doivent être pris en compte, et pour quelle période.

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Zeitersparnis

Gains de temps –

– notification automatique et traduction

 

Un examinateur autorisé reçoit automatiquement une notification par e-mail lorsqu'une alerte correspondant à son domaine de responsabilité arrive dans le BKMS® System. Afin de protéger le lanceur d'alerte, cette notification est envoyée après un certain délai.

Le BKMS® System est disponible en différentes langues, aussi bien pour les lanceurs d'alerte que pour les examinateurs. Afin de faciliter la communication avec les lanceurs d'alerte d'autres pays, les alertes en langue étrangère ainsi que les réponses de l'examinateur responsable peuvent être traduits de manière simple et sûre à l'aide du module de traduction intégré.

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Passgenau

Sur mesure –

une solution complète pour toutes les structures de conformité

 

La conception et les modules du BKMS® Compliance System s'adaptent aux exigences spécifiques de votre organisation, à votre domaine d'action ainsi qu'au cadre juridique.

En complément de l'application web pour l'envoi électronique des alertes, BKMS® VoiceIntake offre un canal téléphonique qui remplit la même fonction. Cette option s'adresse en particulier aux personnes qui n'ont pas accès à Internet ou qui sont mieux familiarisées avec la communication téléphonique. BKMS® VoiceIntake permet d'enregistrer automatiquement les alertes ; le traitement des alertes s'effectue dans le BKMS® System.

Pour un traitement des dossiers complet et sur mesure, nous proposons le module BKMS® Case Management, qui peut être intégré au système ou utilisé comme application autonome. Il facilite une documentation et une évaluation systématiques et détaillées des résultats et des mesures dans le processus de traitement.

Pour les groupes d'entreprises, les holdings ou les sociétés à actions, nous proposons la solution BKMS® System MultiClient. Chaque unité opérationnelle a ses propres examinateurs de traitement et administrateurs système ; chaque unité a son propre compte d'accès, comprenant un processus d'alerte individuel, adapté à l'identité de l'entreprise concernée en termes de graphisme et de contenus. L'administration des comptes est centralisée.

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BKMS SME

BKMS® SME -

la solution pour les PME

 

BKMS® SME est une solution spécialement adaptée aux besoins des entreprises de taille moyenne et des petites organisations. Nous avons simplifié la configuration afin que l'ensemble du système puisse s'intégrer sur mesure à la structure du client. Les mécanismes de routage complets, qui ne sont utiles que pour les grandes entreprises, ont été éliminés afin de simplifier le fonctionnement du système et de le rendre plus efficace.

BKMS® SME peut s'adapter à tout moment à la croissance de l'entreprise, et peut être étendu à un BKMS® System complet.

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