Les modules

BKMS® Compliance System

BKMS® VoiceIntake

Lancement d'alerte par téléphone

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En complément de l'application web BKMS® System nous proposons BKMS® VoiceIntake, un canal téléphonique pour envoyer les alertes. Un numéro d'appel généralement gratuit, spécifique au pays et au client, permet aux lanceurs d'alerte de signaler les abus et risques internes à leur employeur. Le cas échéant un lanceur d’alerte peut lorsque notre outil est déployé faire une signalement auprès d’une autorité compétente 24 heures sur 24 et quelque soit sa géographie.

Cette option s'adresse en particulier aux personnes qui n'ont pas accès à Internet ou qui sont mieux familiarisées avec la communication téléphonique. BKMS® VoiceIntake permet d'enregistrer automatiquement les alertes téléphoniques ; le traitement des alertes s'effectue comme d'habitude dans le BKMS® System.

BKMS System

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Une protection complète

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Datensicherheit Siegel

Fiabilité –

sécurité et protection des données maximales

 

Les enregistrements vocaux anonymisés et éventuellement traduits sont stockés sur des serveurs autonomes dans un Data Center allemand hautement sécurisé. Les alertes transcrites étant consignées dans un module à cryptage asymétrique du BKMS® System, les données sont stockées au sein d'une seule application et exclusivement en Allemagne, du traitement de l’alerte jusqu'à la confection des rapports. Ni Business Keeper AG ni aucune tierce partie ne peut prendre connaissance de vos alertes.

Notre dispositif de sécurité complet et notre dispositif de protection des données pour le BKMS® Compliance System sont constamment adaptés et certifiés par des experts indépendants.

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Datenschutzkonformität

Conformité en matière de protection des données –

respect de la législation dans tous les pays d'application

 

Le BKMS® VoiceIntake offre une flexibilité structurelle qui permet de l'adapter à la législation en vigueur dans le pays d'utilisation en matière de protection des données. Les sujets pour lesquels votre entreprise peut recevoir des alertes sont adaptés aux exigences spécifiques du pays, et l'option d'alerte anonyme n'est pas proposée pour certains pays.

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Hinweisgeberschutz

Protection des lanceurs d'alerte –

anonymat sécurisé

 

Étant donné que, dans de nombreux pays, les lanceurs d'alerte ne sont pas assez protégés au vu de la loi, il est fréquent qu'ils ne communiquent pas les informations qu'ils possèdent sur les abus et risques, ou qu'ils ne les communiquent pas à l'interlocuteur adéquat. BKMS® VoiceIntake anonymise les enregistrements vocaux afin de garantir l'anonymat du lanceur d'alerte et de lui éviter toute inquiétude quant aux éventuelles conséquences négatives de son alerte. Chaque lanceur d'alerte décide par lui-même s'il souhaite rester anonyme ou s'il révèle son identité.

BKMS® VoiceIntake n'enregistre pas les numéros d'appel, de sorte qu'il est exclu de remonter la piste de l'appelant. L'expérience montre que de nombreux lanceurs d'alerte initient le contact sous couvert d'anonymat, et révèlent leur identité par la suite, dans le cadre d'un dialogue propice à la confiance avec l'examinateur qui traite le dossier. Sans la possibilité d'une prise de contact anonyme, l'alerte n'aurait probablement jamais été lancée.

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Nachhaltigkeit

Développement durable –

prévention et répression

 

L'existence de principes directeurs internes ainsi que d'un canal de communication facilement accessible en cas de violation de ces principes a déjà un effet préventif: il augmente la probabilité de détection de ces violations. Vous protégez ainsi votre organisation contre les préjudices financiers et la dégradation de son image.

L'objectif du BKMS® VoiceIntake est, outre de prévenir, de faire la lumière sur les abus existants rapidement et efficacement.

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Envoi structuré des alertes

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Verfügbarkeit

Disponibilité –

dans le monde entier, 24 h sur 24

 

Le numéro de téléphone à travers lequel les collaborateurs et – le cas échéant – les fournisseurs joignent votre dispositif BKMS® VoiceIntake est publié sur votre site Internet ou sur votre Intranet. Vous décidez ainsi quelles personnes sont incluses dans votre processus interne de gestion des risques, et pour quels sujets.

Puisque le BKMS® VoiceIntake accepte de façon automatisée les alertes en différentes langues, l'ensemble du processus peut être modélisé efficacement et sans coûts de personnel élevés.

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Internationalität

Internationalité –

envoi des alertes en différentes langues

 

Afin de prendre en compte tous les lanceurs d'alerte potentiels, de réduire les barrières à l'envoi d'alertes et d'éviter les malentendus lors de la description du déroulement des faits, le processus guidé d'envoi d'alerte via le système téléphonique BKMS® VoiceIntake peut être proposé en différentes langues. Il est actuellement disponible en plus de 30 langues.

 

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Unternehmenskultur

Culture d'entreprise –

conception individuelle

 

Nous créons le processus d'envoi d'alerte tout spécialement pour vous. Plus particulièrement, nous composons un texte d'introduction personnalisé qui informe les lanceurs d'alerte sur les points essentiels de la culture de leur organisation ainsi que sur les principes de conduite importants. Enfin on les motive à signaler les abus et les risques identifiés.

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Eingrenzung

Limitation –

éviter les abus et la délation

 

Comme pour le BKMS® System reposant sur une plateforme web, sur BKMS® VoiceIntake les lanceurs d'alerte peuvent uniquement envoyer des alertes concernant les sujets que vous définissez au préalable, ce qui minimise les utilisations abusives par rapport aux solutions téléphoniques qui enregistrent toutes les alertes entrantes sans distinction. Avec cet enregistrement sélectif des alertes, le travail relatif à la conformité se concentre sur les priorités ; les sujets indésirables ou soumis à l'obligation de déclaration sont exclus.

Le BKMS® VoiceIntake peut s'adapter de manière flexible aux différentes exigences légales de chaque pays.

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Traitement efficace des alertes

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Hinweisqualität

Qualité des alertes –

l'anonymat n'empêche pas le dialogue

 

Un ou plusieurs de vos examinateurs autorisés reçoivent l'alerte. Si le lanceur d'alerte a créé une boîte vocale, une boîte postale électronique est aussi créée simultanément dans le BKMS® System. Un dialogue sécurisé entre lanceur d'alerte et examinateur peut s'instaurer via ces deux canaux de communication, même si l'alerte est anonyme. Lorsque le lanceur d'alerte est rappelé, il reçoit une alerte sonore de son interlocuteur.

Ce dialogue permet d'apporter un soutien au lanceur d'alerte, de l'informer sur les progrès du traitement de son alerte, et de lui demander de plus amples informations sur l'incident afin d'orienter et d'accélérer les enquêtes internes, et d'éviter les malentendus.

Les enquêtes rencontrent souvent un mur infranchissable lorsque des informations importantes manquent. Le dialogue protégé à travers le BKMS® VoiceIntake permet de tirer parti des informations privilégiées du lanceur d'alerte de façon continue et systématique.

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Strukturierung

Structure –

garantir la sécurité des informations importantes

 

Vous créez un questionnaire qui vous est propre pour chaque sujet à l'intention du lanceur d'alerte. La combinaison de questions ouvertes et fermées avec des options de réponse prédéterminées guide le lanceur d'alerte dans le processus d'envoi. Lors de ce processus, toutes les informations importantes pour vos investigations ultérieures sont demandées.

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Compliance-Struktur

Structure de conformité –

autorisations utilisateurs différenciées

 

Les alertes reçues par téléphone étant traitées dans le BKMS® System, le dispositif flexible d'autorisations utilisateurs s'applique également ici et permet d'adapter le système à la structure de conformité de votre entreprise. Les alertes sont reçues de manière centralisée et, après un examen préliminaire, sont attribuées manuellement à un examinateur individuel ou à un groupe d'examinateurs ; ou bien les alertes sont traitées de façon décentralisée. Dans ce cas, les examinateurs reçoivent des alertes automatiquement pré-triées et affectées, par exemple par sujet, service de l'entreprise ou pays concerné. Des personnes externes, par exemple des médiateurs, peuvent participer à la réception et à l'examen des alertes de façon centralisée, ou au cas par cas, pour un soutien ponctuel.

Pour chaque action du processus de traitement des alertes, vos examinateurs reçoivent des autorisations distinctes. Ils peuvent en outre être autorisés à traiter des sujets, des pays ou des domaines individuels. Vous pouvez adapter ces autorisations aux changements structurels facilement et à tout moment à travers l'administration des utilisateurs.

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Weltweiter Zugriff

Accès mondial –

sans interférence

 

Le BKMS® VoiceIntake est une application autonome. Pour l'utiliser, les lanceurs d'alerte n'ont besoin que d'un téléphone. Pour traiter les alertes, vous n'avez besoin que d'un accès à Internet, ainsi que de vos données d'accès individuelles. Aucune installation matérielle ou logicielle spécifique n'est nécessaire ; le BKMS® System n'interfère pas avec votre environnement informatique. L'application ASP (Application Service Providing) est flexible et peut être intégrée au sein de n'importe quelle structure organisationnelle.

Tout comme il est possible de déposer une alerte à toute heure et quelque soit sa géographie, vos examinateurs peuvent également voir les alertes dans le BKMS® System indépendamment de l'heure et du lieu.

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Valeur ajoutée

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Reporting

Rapports –

statistiques en un clic

 

Dans le module de traitement du BKMS® System, vos examinateurs autorisés peuvent générer en un simple clic des rapports et des statistiques dans des formats standard tels que PowerPoint, html, pdf, Word ou Excel à partir des alertes qui les intéressent. Dans chaque cas, ils indiquent quels critères doivent être pris en compte, et pour quelle période.

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Transkription

Transcription –

préparation automatique pour le traitement

 

La transcription ainsi que la traduction des alertes peuvent être effectuées par l'examinateur ou être confiées à un processus automatisé. Ainsi, les alertes téléphoniques sont toujours disponibles sous forme écrite et dans la langue souhaitée dans le BKMS® System.

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Passgenau

Sur mesure –

une solution complète pour toutes les structures de conformité

 

La conception et les modules du BKMS® Compliance System s'adaptent aux exigences spécifiques de votre organisation, à votre domaine d'action ainsi qu'au cadre juridique.

En complément de l'application web et de la solution d'alerte téléphonique, nous proposons le module BKMS® Case Management pour un traitement complet et sur mesure des dossiers. Il peut être utilisé en tant qu'application autonome ou intégrée au BKMS® System. Il facilite une documentation et une évaluation systématiques et détaillées des résultats et des mesures dans le processus de traitement.

Pour les groupes d'entreprises, les holdings ou les sociétés par ations, nous proposons la solution BKMS® System MultiClient. Chaque unité opérationnelle a ses propres examinateurs et administrateurs système ; chaque unité a son propre compte d'accès, comprenant un processus d'alerte individuel, adapté à l'identité de l'entreprise concernée en termes de graphisme et de contenus. L'administration des comptes est centralisée.

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