BKMS® Compliance System

BKMS® Services

Nos services

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Avec le BKMS® Compliance System, nous vous offrons une prestation de la plus haute qualité, flexible et sécurisée. Le service est complet, systématique et continu : depuis la spécification du compte et des questions sur la cogestion jusqu'à la mise en œuvre et la communication, en passant par l'accès à un réseau d'experts.

À partir de cette notion de service, nous avons développé le savoir-faire d'une assistance clientèle durable.

Kenan Tur

 

Spécification du compte

Cogestion

Assistance clientèle

Réseau d'experts

Spécification du compte

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Le BKMS® Compliance System est conçu sur mesure, pour répondre à vos exigences et besoins individuels. Avec ses différents modules, il s'intègre de façon optimale à la structure et à la culture de votre organisation.

L'accès des lanceurs d'alerte est facilité par la mise à disposition des langues dans lesquelles il peut faire son alerte. Le texte d'introduction et les questions pour les lanceurs d'alerte reflètent les besoins de votre organisation. Vous définissez en outre une liste de sujets avec les catégories pour lesquelles votre entreprise/organisation souhaite recevoir des alertes. L'option de sélection des pays vous permet d'enregistrer différents sujets en fonction de la réglementation locale. Vous pouvez créer une page d'envoi d'alerte différente pour chaque sujet, ainsi que des questions à choix multiples le cas échéant. Vous décidez également si les lanceurs d'alerte peuvent joindre des fichiers à leurs alertes. Tout le processus d'envoi d'alerte porte votre logo, ainsi que les coordonnées de vos interlocuteurs en matière de conformité.

Vous sélectionnez également les langues et fonctions optionnelles qui doivent être prises en charge selon les habilitations des examinateurs ; vous pouvez ici choisir, entre autres, une fonction d'attribution automatique et/ou manuelle, l'enregistrement d'alerte provenant d'autres sources, la notification d'activité ou la fonction de traduction. Nous vous aidons à modéliser clairement la structure de votre organisation afin de déterminer les autorisations utilisateurs dans le détail.

Vous pouvez ajouter au BKMS® System en ligne les alertes téléphoniques avec BKMS® VoiceIntake  et/ou l'application de gestion de dossiers complète BKMS® Case Management.

Cogestion

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Nous vous aidons à informer et à communiquer avec les représentants de votre personnel. Les syndicats et comités d'entreprise sont généralement favorables aux systèmes d'alerte, car la prévention des abus est aussi bien dans l'intérêt des entreprises que de leurs employés.

Tout employé est tenu de signaler les risques ou abus en vertu de son devoir de loyauté. En Allemagne, la mise en place d'un système d'alerte interne est soumise à la cogestion uniquement si les employés sont tenus de signaler les abus et/ou si la modalité d'alerte est prescrite, conformément au § 87, alinéa 1, phrase 1 de la loi sur l'organisation sociale des entreprises (BetrVG). Si le système d'alerte est considéré comme un canal de communication complémentaire et facultatif, il n'est alors en général pas soumis à la cogestion. Le § 87, alinéa 1, phrase 6 de la BetrVG ne s'applique pas non plus aux systèmes anonymes.

Indépendamment de la cogestion, la participation du comité d'entreprise à la mise en place d'un système d'alerte dès les phases initiales contribue à l'acceptation de ce système par les salariés.

La Confédération allemande des syndicats (Deutscher Gewerkschaftsbund – DGB) et ses syndicats affiliés sont favorables à toute activité qui vise à améliorer la protection des lanceurs d'alerte. La Fondation Hans Böckler, l'organisme d'aide à la cogestion, la recherche et les études de la DGB, recommande de mettre en place un système d'alerte afin de prévenir la corruption, dans la mesure où les critères suivants sont pris en compte :


Enregistrement structuré de messages sur des sujets limités

Les lanceurs d'alerte peuvent envoyer des alertes uniquement sur les sujets convenus avec le comité d'entreprise.


Pas de contrôle des performances

Le contrôle des performances doit être évité à l'aide de l'enregistrement des alertes par sujet.


Anonymat absolu pour protéger les collaborateurs

Les collaborateurs ne doivent pas avoir à craindre d'éventuelles représailles de la part de leurs collègues ou supérieurs suite à l'envoi d'une alerte. Ils doivent se sentir en sécurité pour suivre leur conscience et signaler les abus afin de protéger l'entreprise.


Dialogue pour obtenir des détails sur l'alerte et réduire les risques de dénonciations abusives

Même un système de recueils d’alerte qui garantit l'anonymat aux déclarants doit offrir la possibilité d'un dialogue entre le lanceur d’alerte et l’examinateur que reçoit l’alerte; Il s’agit ainsi de vérifier les informations de façon exhaustive et exclure les tentatives de discrédit.

Assistance clientèle

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Nous vous aidons à mettre en œuvre le système de recueil d'alerte et à l'intégrer à la structure de votre organisation, et à communiquer à son sujet.

Pour être efficace, le BKMS® Compliance System doit être accepté par les lanceurs d'alerte potentiels. Les employés et, le cas échéant, les fournisseurs, doivent avoir confiance dans l'application, et dans le traitement de leur alerte. C'est pourquoi un plan de communication doit être activé dès la mise en œuvre du système et continuellement adapté par la suite. Différentes options sont disponibles en fonction de la structure de l'organisation concernée, par exemple le magazine de l'entreprise, le contrat de travail, le réseau interne ou le bulletin d'information.

Vos examinateurs responsables sont par la suite formés sur les fonctions du BKMS® Compliance System au cours d'une demi-journée de formation. Nous vous donnons un aperçu des processus typiques pour l'envoi et le traitement des alertes, ainsi que des recommandations pour la communication avec les lanceurs d'alerte (anonymes).

En cas de questions sur les fonctions du système d'alerte, nous sommes toujours à la disposition de vos examinateurs.

Des entretiens d'évaluation personnalisés nous permettent d'identifier ensemble les priorités ainsi que les besoins supplémentaires le cas échéant, et de les mettre en œuvre dans le BKMS® Compliance System.

Réseau d'experts

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Nous mettons nos clients en réseau afin de favoriser le partage des expériences et de rassembler les exemples de bonne pratique.

Nous organisons chaque année le BKMS® Experience Day, auquel assistent de nombreux experts de domaines aussi bien théoriques que pratiques. Cette rencontre autour du thème de la conformité vise à permettre aux utilisateurs du BKMS® Compliance System et aux personnes intéressées de partager leurs expériences dans une atmosphère de confiance. Le groupe fermé de participants offre des conditions idéales pour un dialogue informel et ouvert sur les opérations quotidiennes dans les domaines de la conformité, du juridique et de l'audit. Avec aujourd'hui dix éditions, le BKMS® Experience Day a consolidé son statut d'événement exclusif pour les experts dans le domaine de la conformité et est accueilli avec enthousiasme par les managers et spécialistes du secteur.

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