Hinweisgebersysteme für den öffentlichen Sektor
Was Städte, Kommunen und öffentliche Institutionen jetzt erwartet
Am 16. Dezember 2019 beschloss das EU-Parlament die Direktive 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgeber*innen. Die EU-Whistleblower-Richtlinie soll Personen, die Missstände gegen das EU-Recht melden, wirksam gegen Repressalien und anderen negativen Konsequenzen schützen. Aufgrund eines fehlenden Schutzes sind Whistleblower oft Kündigungen oder Diskriminierungen ausgesetzt, wenn ihre Identität ans Licht kommt. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der Richtlinie und wird derzeit von der Regierung erarbeitet.
Neben Unternehmen der Privatwirtschaft werden nun auch juristische Personen des öffentlichen Sektors dazu aufgefordert, Hinweisgebersysteme in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise zu etablieren. Darunter zählen u. a. Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner*innen.
Video: Whisteblower-Software für Städte und Kommunen
Welche Vorteile haben Einrichtungen des öffentlichen Sektors von einem Hinweisgebersystem?
- Sie können Korruptionsfällen intern nachgehen und so potentielle Schäden verhindern, bevor diese starke negative Konsequenzen nach sich ziehen.
- Sie geben Verwaltungsmitarbeiter*innen und Bürger*innen die Möglichkeit, sich aktiv gegen Missstände auszusprechen, ohne dabei Diskriminierung oder andere Folgen fürchten zu müssen.
- Sie gehen einen deutlichen Schritt in Richtung Transparenz und stärken gleichzeitig das Vertrauen in die interne Organisationskultur.
- Mit einer digitalen Lösung ergänzen Sie Ihre Public Governance und Compliance-Maßnahmen um ein effektives Instrument zur Aufklärung von Delikten.
- Die positive Wahrnehmung, zum Beispiel einer Stadt oder Gemeinde, steigt, wenn bekannt ist, dass Korruption nicht geduldet und ein offener, fairer Verwaltungsapparat angestrebt wird.
Warum ein digitales Hinweisgebersystem die beste Lösung für den Public Sector ist:
Bei Bedarf lässt sich das webbasierte System auch mit einer Ombudsperson oder sprachbasierten Lösung ergänzen und so interne Ressourcen einsparen.
Es bietet die Möglichkeit, Hinweise zeitunabhängig zu melden und kann in jeder beliebigen Sprache aufgesetzt werden.
Mittels einer webbasierten Software können die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes regelkonform umgesetzt werden, beispielsweise die zeitnahe Rückmeldung auf eine eingehende Meldung.
Die sensiblen Meldungsdaten innerhalb Institutionen des öffentlichen Sektors sind vor allem in einer zertifizierten und auditierbaren Software sicher, die höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gerecht wird.
Mit der Funktion des digitalen Postkastens kann problemlos ein vertrauensvoller Dialog mit dem Hinweisgebenden geführt werden, ohne dabei die Anonymität der meldenden Person zu offenbaren.
Webbasierte Hinweisgebersysteme lassen sich flexibel an die jeweiligen Organisations- und Verwaltungsstrukturen anpassen, unabhängig der Größe.
Was macht öffentliche Einrichtungen anfällig für Korruption?
Korruption macht auch innerhalb städtischer oder kommunaler Verwaltungen sowie vor anderen Einrichtungen der öffentlichen Hand nicht Halt. In diesem Kontext bezeichnet Korruption alle Verhaltensweisen, bei denen Mitarbeiter*innen mit öffentlichen Aufgaben anderen Institutionen oder Einzelpersonen durch eine Diensthandlung Vorteile auf Kosten der Allgemeinheit verschaffen und etwas im Gegenzug erhalten.
Bereiche, in denen es immer wieder zu Korruptionsdelikten kommt, sind unter anderem die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, Fördermittel, Genehmigungen, Gebote und Verbote. So kann es etwa vorkommen, dass kommunale Unternehmen eher lokale Dienstleister bevorzugen, weil sie diese kennen und fördern möchten oder als besonders vertrauenswürdig erachten. Da es im kommunalen Kontext vor allem um Geldsummen geht, haben Vorfälle hier eine besonders hohe Relevanz.
Strukturelle Risiken:
- Kommunale Organisationen agieren oft in korruptionsgefährdeten Wirtschaftsbereichen.
- Es gibt insbesondere in Kommunen viele Gelegenheiten für personelle Verflechtungen, sodass ein Risiko für Vetternwirtschaft besteht.
- Es fehlt manchmal an Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit, zum Beispiel gibt es nur selten eine Information über die Zusammensetzung der Leitungsorgane oder ein Organigramm.
- Besteht eine übermäßige Vertretung der Politik innerhalb der Verwaltung, kann das Risiko für Interessenskonflikte steigen.
Welche Maßnahmen können helfen?
Ohne Maßnahmen, um korrupten Taten frühzeitig entgegenzuwirken, können Vorfälle große Schäden verursachen. Ebenso schadet korruptes Verhalten den Bürger*innen, da es u. a zu überhöhten Preisen oder auch einer verminderten Qualität von Leistungen führen kann.
Um Korruptionsrisiken zu entschärfen, sollten wichtige Aspekte wie etwa Sponsoring, Interessenkonflikte oder die Besetzung von Führungspositionen auf einem Public Corporate Governance Kodex ("Richtlinie zur guten Führung öffentlicher Unternehmen") basieren. Zudem sollte das Verbot als Amtsinhaber*in Vorteile entgegenzunehmen, strikt eingehalten und geprüft werden. Es muss ein Höchstmaß an Transparenz geschaffen werden, beispielsweise durch die Ermöglichung eines Zugangs zu amtlichen Dokumenten für Bürger*innen oder der Veröffentlichung wichtiger Informationen bei (Vergabe-)Entscheidungen.
Nicht zuletzt ist es wichtig, – und durch die Richtlinie nun notwendig – ein sicheres Hinweisgebersystem einzuführen, worüber Hinweise auf mögliche Taten gemeldet werden können.
Vgl. Transparency Deutschland:
https://www.transparency.de/themen/kommunen & https://www.transparency.de/fileadmin/Redaktion/Publikationen/2019/19-03-05_Scheinwerfer_82.pdf
Wichtige Fragen, die sich vor der Einführung eines Hinweisgebersystems stellen:
Welche Anforderungen stellen Sie an die Lösung?
Wichtig ist die Wahl eines sicheren Systems, das die Anonymität eines Whistleblowers unter allen Umständen schützt und dabei alle Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie berücksichtigt.
Wer soll die Meldungen bearbeiten?
Berücksichtigen Sie, dass die bearbeitenden Personen vorab geschult werden müssen. Alternativ können auch Ombudspersonen für die Bearbeitung eingehender Hinweise eingesetzt werden.
Wie möchten Sie das Hinweisgebersystem bekannt machen?
Planen Sie frühzeitig interne und externe Kommunikationsmaßnahmen, um bei Verwaltungsmitarbeiter*innen und Bürger*innen das sensible Thema „Whistleblowing“ zu adressieren und mögliche Sorgen zu nehmen.
Möchten Sie das Whistleblower System gemeinsam mit anderen betreiben?
Die Richtlinie sieht eine Sonderregelung vor, die es erlaubt, dass interne Meldekanäle von Gemeinden zusammen oder von gemeinsamen Behördendiensten betrieben werden können.
