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Considérer
la conformité

BKMS® Compliance System

Nos solutions pour vos processus de conformité

BKMS® Compliance System

La plateforme des applications de compliance hautement sécurisée et certifiée

Le BKMS® Compliance System, plateforme de compliance (or conformité) permet et simplifie le travail des responsables de conformité. C’est une plate-forme composée de différents modules. Ces derniers – indépendant les uns des autres – aident à prévenir les risques et à combattre les conduites professionnelles non éthiques, ainsi que la criminalité en col blanc. Elle permet en outre une évaluation structurée des partenaires commerciaux et des procédures d’approbation. Les applications ASP reposant sur les technologies Web sont exploitées et fournies dans un système fermé (différent d’une solution Cloud) au sein d'une infrastructure hautement sécurisée. Elles forment le "cockpit" d'une structure de compliance client spécifique et fondée sur les besoins.

Le BKMS® Compliance System comprend la sélection d’applications de conformité BKMS® spécifiques au client, qui peuvent être combinées de façon unique. Le BKMS® Compliance System s'adapte, de part sa fléxibilité, à toutes les structures organisationnelles : des très petites et moyennes entreprises aux grands groupes d'envergure internationale, aux institutions du secteur public, aux autorités ou autres organisations de structures et de tailles diverses. Tous les clients disposent ainsi de toutes les fonctionnalités dont ils ont la nécessité.

Le système de recueil d'alerte

BKMS® System

Le BKMS® System est un système de recueil d'alerte sur Internet unique, hautement sécurisé et certifié conforme à la législation allemande et européenne sur la protection des données. Il comporte les modules BKMS® Incident Reporting pour la soumission d'alertes sur Internet et BKMS® Incident Management pour le traitement des alertes.

BKMS® Incident Reporting permet de soumettre des alertes sur les malversations internes et les risques n'importe quand et depuis n'importe où, à la fois nommément et de manière anonyme, ainsi que dans n'importe quelle langue. En même temps, elle offre une protection complète au lanceur d'alerte : contrairement à d'autres systèmes de recueil d'alerte, ni Business Keeper AG ni des tiers n'ont la possibilité d'accéder aux données potentiellement sensibles de l'alerte. Ceci est important pour maintenir une base de confiance à l'égard des employés afin d'établir une structure de conformité fonctionnelle et digne de confiance au sein de l'entreprise. Pour ce faire, le système de conformité est régulièrement contrôlé et certifié par des experts indépendants.

BKMS® Incident Management offre aux examinateurs des fonctionnalités étendues et polyvalentes. Une boîte de dialogue protégée, accessible uniquement au lanceur d'alerte, permet la communication entre les responsables de la conformité et le lanceur d'alerte (anonyme). Des outils de traduction intégrés permettent un traitement des alertes reçues efficace et indépendant de la langue.

Le BKMS® System est inégalé en matière de sécurité et de protection des données et peut être adapté de manière flexible à toutes les exigences légales nationales. Il est exploité en tant que solution ASP (Application Service Providing) dans un centre de traitement de données hautement sécurisé de niveau 3+ en Allemagne ou de niveau 4 en Suisse. Le niveau de sécurité est garanti en permanence par des tests d'intrusion externes réguliers, entre autres mesures. Aucune plateforme en nuage n'est jamais utilisée.

Le BKMS® System est de loin la solution leader sur le marché dans le domaine des systèmes de recueil d'alerte électroniques en Europe. Il est totalement inviolable et recommandé par les principales agences d'audit. Les entreprises et les organisations ainsi que les administrations qui utilisent le BKMS® System profitent de plus de 18 ans de travail de développement, d'une expérience approfondie dans les exigences des systèmes de recueil d'alerte électroniques et d'un transfert continu des connaissances en collaboration avec nos clients.

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Innovation : soumettre une alerte par téléphone

BKMS® VoiceIntake

BKMS® VoiceIntake élargit le BKMS® System avec une option de soumission d'alertes par téléphone. Grâce à sa technologie innovante, il permet un dialogue automatisé et donc efficace en termes de ressources, dont le contenu correspond au processus de soumission sur Internet et est supérieur à un simple enregistrement vocal. Cela permet aux lanceurs d'alerte de n'importe quel pays de soumettre une alerte quand ils veulent et dans n'importe quelle langue, qui apparaissent automatiquement dans le système de recueil d'alerte et peuvent être transcrites si le client le souhaite. Ces alertes sont ensuite consolidées de manière sécurisée dans le BKMS® System et traitées par l'organisme de conformité conformément aux lois sur la protection des données. La possibilité d'engager un dialogue avec le lanceur d'alerte est maintenue. Le lanceur d'alerte a également la possibilité, à tout moment, de basculer entre les canaux Internet et téléphonique.

L'ajout de BKMS® VoiceIntake offre un autre canal de signalement rapide à mettre en place afin d'atteindre également les salariés ou les lanceurs d'alerte qui, pour des raisons historiques ou culturelles, souhaitent qu'on leur offre la possibilité de soumettre une alerte par téléphone.

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Traitement des cas individuel basé sur les processus

BKMS® Case Management

BKMS® Case Management est un outil de workflow très flexible. Il est spécialement conçu pour représenter les processus de travail individuels des entreprises et des organisations. Les fonctionnalités de base pour le traitement des alertes et des cas sont déjà intégrées dans le BKMS® System, mais BKMS® Case Management offre un traitement des cas élargi qui permet de satisfaire aux normes et aux exigences réglementaires spécifiques. BKMS® Case Management permet ainsi un traitement des cas cohérent, structuré et infraudable dans un environnement hautement sécurisé. Un concept de rôles et de droits configurables simplifie la collaboration entre plusieurs examinateurs de différents services, régions ou pays et permet également de se conformer aux exigences légales spécifiques à chaque pays.

BKMS® Case Management est proposé sous forme de solution intégrée dans le BKMS® System, mais il est également disponible et largement utilisé en tant qu'application indépendante. Contrairement à d'autres solutions, le module complémentaire BKMS® Case Management peut être adapté individuellement aux processus de l'entreprise.

Le signalement dans le BKMS® Case Management complète les fonctions de signalement du système de recueil d'alerte pour fournir une analyse en temps réel complète et spécifique au client, qui constitue un outil puissant de gestion des alertes. Grâce à ce cadre de signalement personnalisé, les responsables de la conformité peuvent produire à tout moment des analyses et des statistiques dans tous les formats classiques, d'une simple pression sur un bouton et dans le respect du corporate design de l'entreprise.

La flexibilité de BKMS® Case Management permet également de décrire des processus en dehors du traitement des cas dans l'application, comme la gestion de la fraude financière ou le Critical Incident Reporting System (CIRS) dans le secteur de la santé.

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Évaluation des partenaires à l'échelle de l'entreprise, basée sur le workflow

BKMS® Third Party

BKMS® Third Party est l'application orientée risque pour l'évaluation et l'approbation des partenaires commerciaux. C'est la seule solution de ce type qui soutienne l'ensemble du processus, de l'évaluation des partenaires commerciaux à l'intégration et aux évaluations régulières de suivi. L'application garantit des procédures systématiques et structurées ainsi qu'une documentation inviolable du processus. En même temps, BKMS® Third Party est si flexible qu'il peut être adapté aux processus individuels de l'entreprise sans sacrifier la convivialité utilisateur. La structure de l'application peut être adaptée à la matrice de risques du client. Les informations provenant d'outils externes comme les bases de données de recherche (par exemple, Dow Jones Risk & Compliance, Lexis Diligence, etc.) peuvent être intégrées sans aucune difficulté dans l'application et prises en compte dans les résultats d'une évaluation.

Les partenaires commerciaux potentiels sont intégrés dans l'application au moyen d'un portail spécial, ce qui permet d'intégrer facilement les auto-évaluations nécessaires dans le processus. BKMS® Third Party est conçu pour situer le workflow d'intégration au sein des unités opérationnelles tout en permettant une évaluation et une approbation rapides, efficaces et particulièrement pragmatiques et fiables. En principe, chaque salarié de l'organisation peut intégrer des partenaires commerciaux potentiels dans l'application et rassembler les informations nécessaires à la décision de collaboration grâce à l'application. Les utilisateurs ayant des droits spécifiques dans un rôle d'approbation reçoivent ensuite l'information, l'évaluent et prennent la décision de collaborer avec le partenaire potentiel. Cette solution ASP sur Internet est mise en œuvre sur la plateforme BKMS® hautement sécurisée et est disponible dans le monde entier 24h/24 et 7j/7.

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Tous les processus d'approbation et d'information obligatoires en un seul endroit

BKMS® Approvals

BKMS® Approvals est la solution pour les processus d'approbation ainsi que pour la soumission obligatoire d'informations par les salariés et sa documentation concernant les risques prédéfinis en matière de conformité.

Les sujets potentiels vont de la réception et de l'octroi d'avantages au sponsoring et aux événements, en passant par les aspects antitrust comme l'adhésion à des associations et organisations ou la collaboration avec des concurrents.

Si ceux-ci ne sont pas systématiquement évalués et documentés et que des incidents de conformité se produisent, cela a un impact direct sur l'organisation concernée. Le traitement structuré et systématique d'un grand nombre de demandes d'autorisation et de leur documentation inviolable constitue un défi particulier. La demande d'autorisation doit également pouvoir être présentée dans n'importe quelle langue et par n'importe quel salarié de n'importe où dans le monde. L'application permet de représenter l'ensemble du workflow jusqu'à l'octroi de l'autorisation, y compris la documentation et la réévaluation. BKMS® Approvals peut être adapté de manière flexible aux processus et aux besoins individuels du client.

La conception s'appuie sur une version de base préconfigurée de l'application, qui est adaptée individuellement pour les différents clients sur la base d'une matrice de risques et de processus spécifiques au client. La mise en œuvre se fait sur la base des meilleures pratiques établies.

BKMS® Approvals prend en charge la mise en œuvre de processus centralisés et distribués. Par exemple, les unités opérationnelles peuvent être directement intégrées, si nécessaire, puisque fondamentalement, n'importe quel salarié peut lancer un processus. L'approbation des demandes peut être structurée en une seule ou plusieurs étapes et peut inclure des personnes compétentes dans les unités commerciales ainsi que des experts en la matière, par exemple dans le domaine de la conformité. Les approbations automatiques, comme les avantages de faible valeur, sont également possibles en fonction de la matrice de règles propre au client.

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