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BKMS® Compliance System

Unsere Lösungen für Ihre Compliance-Prozesse

BKMS® Compliance System

Die hochsichere und zertifizierte Plattform für alle Compliance Anwendungen

Das BKMS® Compliance System unterstützt und erleichtert die Arbeit von Compliance-Verantwortlichen als modular aufgebaute Plattform. Die Anwendungen helfen – einzeln und im Zusammenspiel – bei der Prävention und Bekämpfung von Risiken, Fehlverhalten und Wirtschaftskriminalität, der Überprüfung von Geschäftspartnern und der Genehmigung von Zuwendungen. Die webbasierten ASP-Anwendungen werden in einem geschlossenen System (keine Cloud) innerhalb einer hochsicheren Infrastruktur betrieben und bereitgestellt. Sie bilden das „Cockpit“ für eine individuelle und bedarfsorientierte Compliance-Struktur.

Das BKMS® Compliance System umfasst die kundenindividuelle Auswahl von BKMS® Compliance Lösungen, die individuell zusammengestellt werden können. Das BKMS® Compliance System kann flexibel an jede Organisationsstruktur angepasst werden: von sehr kleinen bis zu Mittelstandsunternehmen über global agierende Großkonzerne bis hin zu öffentlichen Einrichtungen, Behörden oder anderen Organisationen unterschiedlichster Struktur und Größe. Kunden erhalten auf diese Weise bedarfsgerecht genau den Leistungsumfang, den sie benötigen.

Das Hinweisgebersystem

BKMS® System

Das BKMS® System ist das hochsichere, webbasierte und einzige Hinweisgebersystem, das nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht zertifiziert ist. Es umfasst die Module BKMS® Incident Reporting für die webbasierte Abgabe von Meldungen sowie BKMS® Incident Management für die Meldungsbearbeitung.

BKMS® Incident Reporting ermöglicht die örtlich und zeitlich uneingeschränkte Abgabe von Meldungen zu internen Missständen und Risiken – sowohl namentlich als auch anonym und in beliebigen Sprachen. Gleichzeitig bietet es einen umfassenden Schutz für Hinweisgeber: Anders als bei anderen Hinweisgebersystemen haben weder die Business Keeper AG noch Dritte die Möglichkeit des Zugriffs auf möglicherweise sensible Meldungsdaten. Dies ist für eine nachhaltige Vertrauensbasis gegenüber den Mitarbeitern wichtig, um eine funktionierende und vertrauenswürdige Compliance-Struktur im Unternehmen zu etablieren. Um dieses sicherzustellen, wird das Compliance-System regelmäßig von unabhängigen Gutachtern überprüft und zertifiziert.

Dem Bearbeiter stehen mit dem BKMS® Incident Management umfangreiche und vielseitige Funktionen zur Verfügung. Ein geschützter und nur für den Hinweisgeber zugänglicher Postkasten ermöglicht die Kommunikation zwischen dem Compliance-Verantwortlichen und dem (anonymen) Hinweisgeber. Integrierte Übersetzungstools erlauben eine effiziente sprachunabhängige Bearbeitung eingehender Meldungen.

Das BKMS® System ist unerreicht in Sachen Datensicherheit und Datenschutz und kann flexibel an alle nationalen gesetzlichen Anforderungen angepasst werden. Es wird in einem Hochsicherheitsrechenzentrum der Klasse Tier 3+ in Deutschland oder der Klasse 4 in der Schweiz als ASP (Application Service Providing)-Lösung betrieben. Das Sicherheitsniveau ist stetig gewährleistet, u. a. durch regelmäßige externe Hacker-Penetrationstests. Keinesfalls findet eine Cloud-Plattform Anwendung.

Das BKMS® System ist mit Abstand die marktführende Lösung im Bereich elektronischer Hinweisgebersysteme in Europa. Es ist rundum revisionssicher und wird von den führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften empfohlen. Unternehmen, Organisationen sowie Verwaltungen und Behörden, die das BKMS® System einsetzen, profitieren von mehr als 18 Jahren technischer Entwicklungsarbeit, fundiertem Erfahrungswissen zu den Anforderungen an elektronische Hinweisgebersysteme und einem kontinuierlichen Wissenstransfer in Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

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Innovative, telefonische Hinweisabgabe

BKMS® VoiceIntake

BKMS® VoiceIntake ergänzt das BKMS® System um eine Möglichkeit der telefonischen Hinweisabgabe. Mit seiner innovativen Technologie ermöglicht es einen automatisierten und somit ressourcensparenden Dialog, der inhaltlich dem webbasierten Meldeablauf entspricht und einer reinen Sprachaufzeichnung überlegen ist. So können Hinweisgeber aus jedem Land, zu jeder Zeit und in jeder gewünschten Sprache Meldungen abgeben, die automatisch im Hinweisgebersystem erscheinen und auf Wunsch transkribiert werden können. Diese Meldungen werden im BKMS® System hochsicher und datenschutzkonform konsolidiert vom Compliance-Bereich bearbeitet. Dabei besteht durchweg eine Dialogmöglichkeit mit dem Hinweisgeber. Zudem kann der Hinweisgeber jederzeit auch einen Medienwechsel zwischen web- und telefonbasiertem Kanal durchführen.

Durch die Ergänzung des BKMS® VoiceIntake wird ein weiterer schnell zu implementierender Meldekanal eingerichtet, um auch die Mitarbeiter oder Hinweisgeber zu erreichen, die geschichts- und kulturbedingt die Möglichkeit eingeräumt haben möchten, telefonisch die Hinweisabgabe zu tätigen.

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Individuelle, prozessbasierte Fallbearbeitung

BKMS® Case Management

Das BKMS® Case Management ist das hochflexible Workflow-Tool. Es ist speziell dafür konzipiert, die individuellen Arbeitsabläufe von Unternehmen und Organisationen abzubilden. Während im BKMS® System bereits eine grundlegende Meldungs- und Fallbearbeitung integriert ist, steht mit BKMS® Case Management eine erweiterte Fallbearbeitung zur Verfügung, mit deren Hilfe sich Standards und regulatorische Anforderungen erfüllen lassen. Dadurch ermöglicht das BKMS® Case Management eine konsistente, strukturierte und revisionssichere Fallbearbeitung in einer hochsicheren Umgebung. Ein differenzierbares Rollen- und Rechte-Konzept vereinfacht die Zusammenarbeit mehrerer Bearbeiter aus unterschiedlichen Bereichen, Regionen oder Ländern aber auch, den landesspezifischen, gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Das BKMS® Case Management wird als integrierte Lösung zusammen mit dem BKMS® System angeboten, ist jedoch auch als alleinstehende Anwendung verfügbar und vielfach im Einsatz. Anders als andere Lösungen wird das ergänzende BKMS® Case Management Modul an die Prozesse des Unternehmens individuell angepasst.

Das Reporting im BKMS® Case Management ermöglicht ergänzend zum Reporting im Hinweisgebersystem eine umfangreiche, kundenindividuelle Echtzeit-Auswertung und ein leistungsstarkes Management Reporting. Mit diesem passgenauen Reporting können Compliance-Verantwortliche jederzeit in allen gängigen Formaten – und auf Knopfdruck im unternehmenseigenen Corporate Design – Auswertungen und Statistiken erstellen.

Die Flexibilität des BKMS® Case Managements erlaubt es auch, Prozesse außerhalb der Fallbearbeitung in der Anwendung abzubilden, wie z. B. im Management von Financial Fraud oder dem Critical Incident Reporting System (CIRS) im Gesundheitswesen.

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Workflowbasierte, unternehmensweite Geschäftspartnerprüfung

BKMS® Third Party

BKMS® Third Party ist die risikoorientierte Anwendung zur Überprüfung und Genehmigung von Geschäftspartnern. Dabei ist es die einzige Lösung ihrer Art, die den gesamten Prozess der Geschäftspartnerprüfung vom Onboarding bis zur regelmäßigen Nachprüfung unterstützt. Die Anwendung gewährleistet die systematische und strukturierte Durchführung sowie die revisionssichere Dokumentation des Prozesses. Gleichzeitig ist BKMS® Third Party so flexibel, dass es benutzerfreundlich an die individuellen Prozesse des Unternehmens angepasst werden kann. Die Ausgestaltung passt sich der Risikomatrix des Kunden an. Informationen aus externen Tools wie Recherchedatenbanken (z.B. Dow Jones Risk & Compliance, Lexis Diligence, u.a.) können nahtlos in die Anwendung integriert und im Ergebnis einer Prüfung mitberücksichtigt werden.

Die potentiellen Geschäftspartner werden über einen speziellen Bereich in die Anwendung einbezogen, so können erforderliche Selbstauskünfte unkompliziert in den Prozess integriert werden. BKMS® Third Party ist darauf ausgerichtet, den Onboarding-Workflow in die operativen Einheiten zu legen und gleichzeitig eine schnelle, effiziente und insbesondere pragmatische, belastbare Prüfung und Genehmigung zu ermöglichen. Prinzipiell kann jeder Mitarbeiter in der Organisation potenzielle Geschäftspartner in der Anwendung onboarden und die für die Entscheidung über eine Zusammenarbeit benötigten Informationen mit Hilfe der Anwendung zusammenstellen. Dediziert berechtigte Nutzer in einer entsprechenden Genehmigungsrolle erhalten im Anschluss die Informationen, bewerten diese und treffen die Entscheidung über eine Zusammenarbeit. Die webbasierte ASP-Lösung steht auf der hochsicheren BKMS® Plattform und ist jederzeit weltweit verfügbar.

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Alle Genehmigungs- und Pflichtinformationsprozesse an einer Stelle

BKMS® Approvals

BKMS® Approvals ist die Lösung für Genehmigungsprozesse sowie die verpflichtende Abgabe von Informationen durch Mitarbeiter und deren Dokumentation in Bezug auf vordefinierte Risiken im Bereich Compliance.

Die Themenfelder reichen hierbei vom Empfang und der Gewährung von Zuwendungen, über Sponsoring und Events bis hin zu kartellrechtlich relevanten Aspekten wie der Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinigungen oder auch der Zusammenarbeit mit Wettbewerbern.

Werden diese nicht systematisch geprüft und dokumentiert und es kommt es zu Compliance-Vorfällen, so hat dies direkte Auswirkungen auf die eigene Organisation. Eine besondere Herausforderung ist die strukturierte und systematische Verarbeitung einer großen Anzahl an Genehmigungsanfragen und deren zusätzlicher revisionssicherer Dokumentation. Auch muss die Anfrage zur Genehmigung sprachunabhängig und von jedem Mitarbeiter global von jedem Ort aus gestellt werden können. Die Anwendung erlaubt es, den gesamten Workflow bis zur Genehmigung sowie die Dokumentation und Neuprüfung abzubilden. Dabei kann BKMS® Approvals flexibel an die individuellen Prozesse und Anforderungen des Kunden angepasst werden.

Die Ausgestaltung baut auf einer vorkonfigurierten Basisversion der Anwendung auf, die anhand der kundenindividuellen Risikomatrix und spezifischer Prozesse für den einzelnen Kunden individuell angepasst wird. Die Implementierung erfolgt auf Basis von etablierten Best-Practice-Prozessen.

BKMS® Approvals ermöglicht die Abbildung sowohl zentraler als auch dezentraler Prozesse. So können bei Bedarf operative Einheiten direkt eingebunden werden, da grundsätzlich jeder Mitarbeiter einen Vorgang starten kann. Die Genehmigung von Anfragen kann ein- oder mehrstufig angelegt werden und sowohl Verantwortliche in Geschäftseinheiten als auch Fachverantwortliche, z. B. in Compliance, einschließen. Auch automatische Genehmigungen, z. B. von geringwertigen Zuwendungen gemäß der kundenindividuellen Regelmatrix, sind möglich.

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