Genehmigungsprozesse schnell und effizient verwalten

Speziell große Unternehmen und Organisationen kann die strukturierte und systematische Verarbeitung einer großen Anzahl an Genehmigungsanfragen und deren zusätzliche revisionssichere Dokumentation vor große Herausforderungen stellen. Auch muss die Anfrage zur Compliance Genehmigung sprachunabhängig und von jedem Mitarbeiter global von jedem Ort aus gestellt werden können.

Die Vergabe oder Annahme eines Geschenkes oder einer Einladung muss stets mit internen Regelungen und den geltenden lokalen Gesetzen im Einklang stehen. Zum Schutz des einzelnen Mitarbeiters und des Unternehmens verlangen gewisse Situationen die vorherige Zustimmung des Regional Compliance Officers oder einer von ihm autorisierten Person bzw. eines Genehmigers.

Daher empfiehlt sich der Einsatz einer Software, um Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit zu geben, Unsicherheiten bezüglich Geschenken und Zuwendungen zu nehmen. Gleichzeitig ist es mit dieser Software für die Compliance Manager bzw. Compliance Officer wesentlich einfacher, eingehende Anfragen zu bearbeiten und eingehende Informationen zu verwalten.

Es gibt keine Gesetzesregelung, die konkrete Werte definiert, bis zu denen ein Geschenk angemessen ist. Deshalb haben viele Unternehmen individuelle Compliance-Richtlinien, die diese individuell festlegen. Es kann z. B. geregelt werden, welche Geschenke Mitarbeiter nicht oder nur in Abstimmung mit ihrem Vorgesetzten annehmen dürfen. In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeiter Geschenke bis 35 Euro annehmen, denn bis zu dieser Grenze sind Geschenke an Geschäftspartner steuerlich absetzbar.

Vor diesem Hintergrund empfehlen sich klare und verbindliche Verhaltensrichtlinien für Genehmigungen, um Mitarbeitern Unsicherheiten zu nehmen und diese vor etwaigen Bestechungsvorwürfen zu schützen.

Wer beispielsweise versucht, sich durch Geschenke Vorteile gegenüber den Wettbewerbern zu sichern, kann laut Paragraf 299 Strafgesetzbuch (StGB) mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe bestraft werden. Umgekehrt gilt das Gleiche für denjenigen, der sich bestechen lässt - falls Geschenke angenommen und im Gegenzug Vorteile gewährt oder versprochen werden.

Weiterhin können Arbeitnehmern arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie z. B. eine Abmahnung oder Kündigung, drohen.

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