BKMS^® Incident Reporting Essentials

Für Mitarbeiter als auch Arbeitgeber ergeben sich wertvolle Vorteile, die langfristig und nachhaltig einen positiven Effekt auf die Unternehmenskultur und den Unternehmenserfolg haben können.

Die Vorteile für Ihre Mitarbeiter sind u.a.:

• Vertrauensstärkung in Ihrem Unternehmen
• Bei digitalen Hinweisgebersystemen: Die Wahrung der Anonymität

Die Vorteile für Ihr Unternehmen sind u.a.:

• Risiken unterschiedlichster Art können frühzeitig erkannt und bearbeitet werden
• Minimierung von Reputationsschäden, da Missstände intern bearbeitet werden und nicht an die Öffentlichkeit bzw. Behörden dringen
• Strafzahlungen und Sanktionen können vermieden werden
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zum Schutz von Whistleblowern – hier zu nennen sind u.a. der Sapin II in Frankreich, UK Bribery Act und die EU-Whistleblowing-Richtlinie, die in allen EU-Ländern in nationales Gesetz verwandelt muss.

Die „Sorge“ der Unternehmen, dass es durch die Möglichkeit, anonym zu melden, zu einem vermehrten Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommen könnte, ist den Zahlen zufolge unberechtigt: Bei 66 % der Befragten liegt der Anteil missbräuchlicher Meldungen bei weniger als 2 %, bei insgesamt 84 % der Befragten immer noch unter 5 %.

Die Sicherheit der erlangten Informationen hat absolute Priorität. Um sicherzugehen, dass keine Mitarbeiter oder externen Personen das System nutzen und Daten einsehen können, arbeiten wir mit einer sogenannten Verschlüsselungs-PIN.Nur anhand dieser Verschlüsselungs-PIN können Meldungsbearbeiter wichtige Daten entschlüsseln und somit auf sie zugreifen.

In unseren Benchmarking Studien sehen wir, dass die Adoption der Hinweisgebersysteme und damit die Anzahl der Meldungen steigen, jedoch nicht in einem Umfang, dass man befürchten müsste von Meldungen „überflutet“ zu werden. 

Innerhalb der Europäischen Union ist der Schutz von Whistleblowern sehr unterschiedlich geregelt – Beispielsweise sind in Frankreich Unternehmen seit Juni 2017 verpflichtet, ein Compliance-Programm inklusive eines Whistleblowing Systems einzuführen. In den meisten anderen Ländern sieht die Lage jedoch anders aus, denn dort können Whistleblowern mögliche negative Konsequenzen drohen, wie der Arbeitsplatzverlust oder die zivil- und strafrechtliche Verfolgung. 

In Deutschland gibt es bisher keinen gesetzlichen Schutz für Whistleblower. Dank der neuen EU-Richtlinie wird sich dies jedoch ändern: Die deutsche Regierung hat nun bis 2021 Zeit, die neue EU-Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Ein Fall-Bearbeiter ist jemand, der die Hinweise von Whistleblowern erhält, bearbeitet, notwendige Schritte prüft und einleitet und alles dokumentiert. Laut der EU-Whistleblowing-Richtlinie sollten die Fall-Bearbeiter speziell geschult und mit den geltenden Datenschutzvorschriften vertraut sein.

Fall-Bearbeiter können sein:

• Mitarbeiter in Compliance-, Personal-, Rechts- oder in Ethik-Abteilungen
• Datenschutzbeauftragter
• Finanzvorstand
• Audit-Verantwortlicher oder
• ein Vorstands- oder Geschäftsführungsmitglied.

Um abteilungs- und länderübergreifend effektiv arbeiten zu können, stehen Fall-Bearbeitern momentan die folgenden Sprachen zur Verfügung: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Polnisch.

Der Meldeprozess umfasst grob 3 Schritte:

1. Angabe über den Schwerpunkt der Meldung, z.B. Bestechung, Missstände im Unternehmen, Regelverstöße etc.
2. Beschreibung des Hinweises und eventueller Upload von Dateien, die als Beweis dienen können.
3. Im Anschluss wird ein individueller geschützter Postkasten eingerichtet über den geschützter Dialog möglich ist.

Die EU-Mitgliedsstaaten haben bis Dezember 2021 Zeit, die EU-Richtlinie in nationales Recht umzuwandeln.

Spätestens bis 2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern interne Meldekanäle implementiert haben. Unternehmen, die zwischen 50 und 250 Mitarbeiter beschäftigen, werden bis spätestens 2023 gesetzlich dazu verpflichtet sein, interne Meldekanäle zu implementieren.

Da die Mitgliedstaaten jedoch schon vor Ablauf der Umsetzungsfrist entsprechende Gesetze erlassen können, raten wir allen Unternehmen, frühzeitig mit der Implementierung zu beginnen.