Geschäftspartnerprüfung schnell und effizient gestalten

Laut § 91 Abs. 2 AktG hat der Vorstand eines Unternehmens die Pflicht, geeignete Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken zu treffen. Viele gesetzliche Regelungen, Normen und Compliance-Richtlinien beinhalten daher die Prüfung von Geschäftspartnern, da diese ernstzunehmende Risiken darstellen können. Bei Banken und Versicherungen ist diese sogar Pflicht.

In einer globalisierten Welt wird es ohne einen gründlichen Third Party Check schwer, Themen, wie z. B. Geldwäsche, Korruption oder Betrug aufzudecken bzw. zu unterbinden. Denn wer indirekt oder direkt über einen Geschäftspartner in Verbindung mit Korruption, Geldwäsche oder Betrug gebracht wird, kann rechtlich belangt werden – was nicht nur zu Reputationsschäden führen, sondern auch mit Strafzahlungen oder Haftstrafen geahndet werden kann.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen also rechtlich dazu verpflichtet sein, ihre Geschäftspartner zu prüfen. Inzwischen erkennen jedoch immer mehr Unternehmen aus vielen unterschiedlichen Industrien die Notwendigkeit und führen solche Prüfungen freiwillig durch. Die Gründe hierfür sind vielfältig:

- zur Vermeidung von Geldwäsche und Korruption,

- zur Erfüllung ausländischer Gesetze mit exterritorialer Wirkung, wie der UK Bribery Act oder FCPA

- als Reaktion auf internationale Sanktionen

Die systematische und risikoorientierte Prüfung von Geschäftspartnern kann für Unternehmen jedoch herausfordernd sein. Neben der Anzahl an Prüfungen spielen auch die Komplexität und Aktualität der Daten, die für eine umfassende Prüfung benötigt werden, eine wichtige Rolle.

Für internationale Unternehmen, die viele Business Partner in unterschiedlichen Ländern haben, empfiehlt sich der Einsatz einer Software, um zeitsparend und effektiv den Third Party Audit, die Genehmigung sowie Dokumentation durchzuführen. Innovative Anwendungen sollten sich an einer Risikomatrix des Kunden orientieren. Hierfür können Informationen aus externen Tools wie Recherchedatenbanken (z. B. Dow Jones Risk & Compliance, Lexis Diligence, u. a.) in die Anwendung integriert und im Ergebnis einer Prüfung mitberücksichtigt werden.

Es wird empfohlen, Geschäftspartner, die bereits geprüft worden sind, regelmäßig einer Nachprüfung zu unterziehen, da sich Risikoprofile ändern können. Es kann sein, dass Unternehmen wachsen, neue Märkte und Länder erschließen oder ihre Produktion auf weitere Länder ausbauen.

Aus diesem Grund sollten effektive Nachprüfungen diese Faktoren berücksichtigen und Risikoprofile kontinuierlich angepasst werden.