BKMS^® Success Story mit den Wiener Stadtwerken

Wie das BKMS^{^®}Compliance System die Wiener Stadtwerke bei der Einhaltung ihres Verhaltenskodex unterstützt

Die Wiener Stadtwerke hatten sich das Ziel gesetzt, den Konzern als Ganzes und die über 15.000 Mitarbeiter mit einem innovativen Hinweisgebersystem zu schützen. Besonders wichtig waren bei der Auswahl des Anbieters, dass das System nicht nur die absolute Datensicherheit der potenziellen Whistleblower gewährleistet, sondern auch die höchsten Anforderungen des europäischen Datenschutzes zu 100 % erfüllt.

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Über die Wiener Stadtwerke

Die Wiener Stadtwerke sind der bedeutendste Infrastrukturdienstleister im Großraum Wien. Als Wirtschaftsmotor ist Österreichs größter kommunaler Infrastrukturdienstleister mit 3,5 Milliarden Euro Umsatz und über 15.000 MitarbeiterInnen eine treibende Kraft für den Wirtschaftsstandort Wien.

Zum Konzern gehören Wien Energie, Wiener Netze, Wiener Linien, Wiener Lokalbahnen, Wipark sowie Bestattung und Friedhöfe Wien.

Die Herausforderung

Nachdem 2015 der Aufsichtsrat und die Geschäftsführung der Wiener Stadtwerke die Einführung eines neuen Compliance Management Systems beschlossen hatte, sollte ein elektronisches Hinweisgebersystem dabei helfen, die interne Compliance Abteilung weiter zu professionalisieren und bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Eine besonders große Rolle bei der Auswahl des Systems spielten für die Wiener Stadtwerke die Themen Datenschutz und Datensicherheit der zukünftigen HinweisgeberInnen.

Die Ziele der Wiener Stadtwerke sind:

DAS THEMA COMPLIANCE INTERN NOCH STÄRKER ZU PROFESSIONALISIEREN UND POSITIONIEREN

HÖCHSTEN DATENSCHUTZ ZU GEWÄHRLEISTEN

100 %-IGE DATENSICHERHEIT FÜR WHISTLEBLOWER

DIE HOHEN ANFORDERUNGEN IHRES CODE OF CONDUCTS ZU ERFÜLLEN

„Als Unternehmen im öffentlichen Eigentum gelten für die Wiener Stadtwerke ganz besonders hohe Maßstäbe bei Datenschutz und Datensicherheit. Die Herausforderung für uns bestand daher darin, eine Lösung zu finden, bei der wir zu 100 % darauf vertrauen können, dass die sensiblen Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.“

– MAG. CHRISTIAN DELPOS, CHIEF COMPLIANCE OFFICER, WIENER STADTWERKE GMBH

Die Lösung

Mit Hilfe des BKMS^® Incident Reporting konnten die Wiener Stadtwerke unkompliziert und effektiv ein Hinweisgebersystem implementieren und die Fallbearbeitung und -dokumentation ideal mit dem BKMS^® Case Management ergänzen.

Nach einer ausführlichen Marktbeobachtung und der Sichtung von Referenzen von Konzernen und Unternehmen vergleichbarer Größe und Struktur in Österreich und Deutschland, fiel die Wahl auf die Business Keeper GmbH.

Die einzelnen Schritte bis zum Hinweisgebersystem:

1. Intensiver Austausch mit dem Business Keeper Expertenteam bezüglich der individuellen Wünsche, Bedürfnisse und Möglichkeiten

2. Implementierung des BKMS^® Incident Reportings und BKMS^{^®}Case Managements inkl. individuelles Onboarding der Fallbearbeiter durch Schulungen und Workshops

3. Sichere und geschützte Testings vor dem Go-Live sowie Unterstützung bei der Entwicklung eines Kommunikationskonzepts um die Mitarbeiter über das System und dessen Handhabung zu informieren

Die Ergebnisse:

Gut etabliertes System und Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen dank einem breit angelegten Kommunikationskonzept
Schutz der MitarbeiterInnen und des gesamten Unternehmens vor hohen Strafzahlungen oder Rufschädigungen
Unterstützung der internen Compliance-Abteilung durch Optimierung der Prozesse und DSGVO-konformen Dokumentation
Kein ersichtlicher Missbrauch unter den eingegangenen Meldungen

Warum Business Keeper?

Individueller und kundenorientierter Implementierungsprozess sowie zielgerichtete Betreuung durch einen dedizierten Key Account Manager
Unterstützung bei der Ausgestaltung der Texte, z. B. mit Hilfe von Templates innerhalb der Software
Technische Wartung des Systems durch Business Keeper, jedoch ohne Möglichkeiten des Datenzugriffs

"Mit den Anwendungen von Business Keeper haben wir die optimale Lösung gefunden, mit deren Hilfe wir die Anforderungen an unser Compliance-Team effektiv und strukturiert erfüllen können. Das BKMS^® Case Management passt sich flexibel an unsere individuellen Bedürfnisse und Strukturen an und unterstützt uns bei der Bearbeitung und datenschutzkonformen Dokumentation. Dadurch konnten wir seit der Implementierung die manuellen Prozesse ersetzen und den Hinweisen effizienter und strukturierter nachgehen sowie die Fallbearbeitung optimieren.“