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Ulrike Dittmar

Marketing & Corporate Communications

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Die Auswirkungen des Coronavirus auf Compliance

Je mehr Zeit vergeht, desto deutlicher werden die erheblichen Auswirkungen, die die Verbreitung von COVID-19 auf die weltweiten Märkte, Unternehmen und Konsumenten hat. Viele Unternehmen sehen sich unbekannten und ungewohnten Risiken ausgesetzt, welche wiederum die Rahmenbedingungen für neue Herausforderungen schaffen.

Die COVID-19-Pandemie hat einen raschen Wandel in Verhaltensweisen bewirkt, die uns alle persönlich, beruflich und wirtschaftlich betreffen. Wir müssen uns mehr als je zuvor auf Risiken vorbereiten – als wichtige Themen stehen bei Arbeitgebern hier besonders Cyberattacken, Bedenken hinsichtlich der Verlässlichkeit von Geschäftspartnern und verstärkte Betrugs- oder Korruptionsfälle im Vordergrund.

Uns ist es wichtig, dass wir Compliance-Abteilungen dabei helfen, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Zu diesem Zweck haben wir ein paar nützliche Tipps und Informationen basierend auf unserer aktuellen Erfahrung zusammengestellt.

Missstände, die aufgrund der COVID-19-Pandemie weiter zunehmen werden

Ein Virus zwang die Welt wochenlang zum Stillstand, doch die kriminelle Energie blühte mit dem Beginn der Coronakrise geradezu auf und sorgt nach wie vor für anhaltende Kriminalität, insbesondere im Internet. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Probleme, mit denen sich Compliance Officer derzeit verstärkt auseinandersetzen müssen:

KORRUPTION UND BETRUGSFÄLLE WIE Z. B. SUBVENTIONSBETRUG MIT CORONA-HILFSGELDERN

In vielen Ländern wurden staatliche Förderhilfen in Milliardenhöhe aus Steuergeldern als schnelles und unbürokratisches Hilfsmittel für Wirtschaft und Bevölkerung zur Verfügung gestellt. Die Corona-Hilfspakete, die vor allem kleine Unternehmen und Freiberufler durch die Krise bringen sollten, gerieten jedoch schnell in das Visier von Kriminellen. Auch in Deutschland kam es zu zahlreichen Subventionsbetrügereien und Fällen von ungerechtfertigter Vorteilsnahme. Die Anzahl an Ermittlungsverfahren wegen Betrugs für Coronahilfen lag Ende Mai bereits bei über 3.000, Tendenz steigend. Bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) des Zollkriminalamts gingen rund 5.000 Meldungen mit Coronabezug ein. Allein 4.100 Meldungen bezogen sich auf Betrug bei den Soforthilfen. Nach Angaben der Generalstaatsanwaltschaft wurden bereits Gelder in Höhe von rund vier Millionen Euro eingefroren.

Wie lassen sich aber Betrügereien bei den Corona-Hilfspaketen effektiv aufklären oder gar verhindern?

Hierbei können Hinweisgebersysteme wie das BKMS® Incident Reporting unterstützen. Speziell auf die Corona-Thematik abgestimmte Schwerpunkte erlauben es, ganz gezielt Hinweise abzugeben, um Verdachtsfälle zügig aufzuklären. Mit dem BKMS® Quick Response gibt es zudem die Möglichkeit, einen eigenen spezifischen Meldekanal kurzfristig auf einen bestimmten Sachverhalt, wie z. B. den Coronabetrug, temporär anzulegen.

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INTERNE HERAUSFORDERUNGEN WIE ARBEITSRECHTLICHE FRAGEN UND DATENSCHUTZ UND IT-SICHERHEIT IN ZEITEN VON HOME OFFICE

In Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie müssen Compliance Officer verstärkt mit Themen rechnen, die sonst nicht direkt in die Hauptaufgabengebiete der Compliance-Abteilung fallen, wie z. B.  arbeitsrechtliche HR-Themen, die Einhaltung des Datenschutzes und die damit einhergehende Gefahr, dass Mitarbeiter im Homeoffice Schad- und Erpressungssoftware auf die firmeneigenen Server einspeisen. Nicht zuletzt stellt sich die Frage nach der Einhaltung der Sorgfaltspflicht des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitenden.

CYBERKRIMINALITÄT UND GELDWÄSCHE MIT HILFE VON ONLINE-BETRUG

Die Coronakrise gilt jetzt schon geradezu als eine Sternstunde der Cyberkriminalität. Die Einschränkungen im öffentlichen Leben verlegten die unsichtbare Kriminalität mehr und mehr ins Internet. Spam und Phishing-Mails, gefakte gefälschte Soforthilfe-Internetseiten, um an die eingegebenen Daten von Nutzern zu gelangen, Online-Erpressungen mit Hilfe von Schad- und Erpressungssoftware, Hackerangriffe, usw. sorgten dafür, dass Unternehmen, die sich zu wenig mit den Themen IT-Sicherheit beschäftigt hatten, vor große Probleme gestellt wurden – oftmals mit verursachten Schäden in Millionenhöhe.

"68 % aller Befragten haben bereits im Mai 2020 einen starken Anstieg der Betrugsraten beobachtet, 93 % der Befragten rechnen mit einer Zunahme des Betrugs im kommenden Jahr."

– ACFE: Fraud in the wake of Covid-19 - Benchmarking Report Juni 2020

Mit welchen neuen Herausforderungen sehen sich Compliance-Officer nun zusätzlich konfrontiert?

Im März veränderte sich die Arbeitswelt weltweit schlagartig: Schnell musste in Unternehmen und Organisationen auf dynamische und sich rasch veränderte Herausforderungen reagiert werden. Nicht zuletzt im Compliance-Bereich hatte dies einschneidende Veränderungen in der täglichen Arbeit zur Folge:

 

Eingeschränkte Reisefreiheit und geringer persönlicher Kontakt

Einhaltung länderspezifischer Regelungswerke auf Grundlage des Infektionsschutzgesetzes

Verschobene Ermittlungen und eingeschränkter Zugriff auf Beweismittel

Kurzarbeit bzw. Homeoffice

Aufrechterhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit

Herausforderungen bei der Durchführung von Ferninterviews

Compliance 2.0 – Weil technologiegestützte Lösungen den persönlichen Kontakt ersetzen müssen

Unternehmen hatten vor der COVID-19-Pandemie mit einem eher komplexen regulatorischen Umfeld zu kämpfen und investierten hohe Summen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Jedoch gab es – und wird es auch zukünftig wahrscheinlich vermehrt – Verstöße geben, welche fristgerecht intern ermittelt, bearbeitet und dokumentiert werden müssen. Somit ist es insbesondere jetzt an der Zeit, nach technologiegestützten Lösungen zur Risiko-Früherkennung zu suchen, die keinen persönlichen Kontakt erfordern und länder- und abteilungsübergreifend angepasst und sicher genutzt werden können.

Hier sind u. a. folgende Fragen zu berücksichtigen:

  • Sind Ihre Prozesse digitalisiert und falls ja, DSGVO-konform?
  • Führen Sie Online-Compliance-Schulungen zu unterschiedlichen Compliance-Themen, wie z. B. Datenschutz und IT-Sicherheit, durch? Es ist wichtig sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine Schad- und Erpressungssoftware nutzen oder Kundendaten und Betriebsgeheimnisse ausgespäht werden können
  • Nutzen Ihre Mitarbeiter eine sichere Verschlüsselung von WLAN-Zugängen?
  • Wie können Ihre Mitarbeiter Sie sicher und ggf. anonym kontaktieren, um über eventuelle Sorgen, Missstände, Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen oder interne Regeln zu informieren? Tools, wie das BKMS ® Incident Reporting, eignen sich hierfür perfekt, da die Anonymität von Mitarbeitern 100%-ig und DSGVO-konform gewahrt wird.
  • Ist eine revisionssichere Dokumentation gewährleistet?

Veränderte Bedingungen erfordern eine sorgfältige Prüfung Ihrer Geschäftspartner – und zwar regelmäßig und risikoorientiert

Unternehmen, die mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, sollten diese auf eventuelle Risiken hin erneut prüfen, da diese möglicherweise mit neuen Corona-bedingten Entwicklungen zu kämpfen haben. Hierzu zählen u. a. die Zahlungs- oder auch die Produktionsfähigkeit der Produkte/Dienstleistungen in unterschiedlichen Ländern. Besonders wichtig ist die vollumfängliche Erfüllung der Anforderungen an die Prüfung von Geschäftspartnern nach dem Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), UK Bribery Act und Sapin II.

Hier sind u. a. folgende Fragen zu berücksichtigen:

  • Wie gestalten, prüfen, genehmigen und dokumentieren Sie oder Ihre Mitarbeiter den Prozess der Geschäftspartner Due Diligence?
  • Wurden neue Niveaus der Einhaltung der finanziellen, betrieblichen und internen Kontrollen für Ihre Geschäftspartner angepasst oder definiert?
  • Erlauben Ihre bestehenden Prozesse und Tools eine zeitnahe, risikoorientierte und strukturierte Prüfung und Bewertung aller Geschäftspartner? BKMS® Third Party unterstützt Sie beim schnellen und pragmatischen Onboarding unter der vollumfänglichen Einhaltung aller Regulatorien und darüber hinaus.

Wie Sie Ihre Sorgfaltspflichten gegenüber Ihren Mitarbeitern erfüllen können

Inzwischen kehren Arbeitnehmer vermehrt aus dem Home-Office zurück an den Arbeitsplatz, jedoch gibt es auch hier besondere Voraussetzungen, um Hygieneregeln zu schaffen und zu erfüllen.

Zu berücksichtigende Umstände:

  • Wurden die Arbeitsplätze so umgestaltet, dass genug Abstand zwischen den Arbeitsplätzen eingehalten werden kann?
  • Gibt es Zeitpläne für Arbeitszeiten bzw. die Büroauslastung und falls ja, wie werden diese kontrolliert?
  • Werden auseichend Desinfektionsmittel und Schutzmasken etc. bereitgestellt?

Gleichen und passen Sie ggf. Ihre Regelungen immer an die neuesten Auflagen an – z. B. an das Infektionsschutzgesetz und an die Informationen des Robert-Koch-Instituts.

Schützen Sie Ihre Reputation und Ihr Image mit wertvollen Maßnahmen

Die Corona-Krise kann viele Auswirkungen zur Folge haben, die der Reputation Ihres Unternehmens langfristig schaden können: Annullierte Verträge, Zahlungsausfälle, abgebrochene Projekte und schlechte Kommunikation seien hier beispielweise genannt. Ein Vertrauensverlust kann bei Mitarbeitern und Kunden zugleich einen nachhaltigen Schaden anrichten. Es ist wichtig, eine angepasste Strategie und einen klaren Plan zum Schutz der Markenintegrität zu haben.

Dabei sollten Sie folgende Maßnahmen in Erwägung ziehen:

  • Gibt es eine vertrauensschaffende Kommunikationsstrategie und klare Maßnahmen, die die Vertrauensbildung bei Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Stakeholdern auf allen Kanälen fördern kann?
  • Werden neue Vorschriften und Regeln klar und einheitlich kommuniziert und vorgelebt?
  • Können Mitarbeiter bei wichtigen Entscheidungen, die ein Risiko bergen oder Unsicherheiten hervorrufen, auf Genehmigungsprozesse zurückgreifen, die keinen persönlichen Kontakt erfordern? Mit Tools wie dem BKMS® Business Approvals, können Compliance-Abteilungen einfach und schnell über Genehmigungen digital entscheiden und diese dokumentieren, um so Mitarbeiter bei Entscheidungen zu entlasten.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Compliance in Zeiten des Coronavirus?

Wir hoffen, dass Sie hier ein paar nützliche Tipps erhalten konnten, die Ihrem Unternehmen langfristig in dieser besonderen Zeit helfen werden. Falls Sie Fragen oder Wünsche zu weiteren Themen haben sollten, die Sie interessieren, dann kommen Sie gerne auf uns zu. 

Auch falls Sie Hilfe benötigen, um Ihre Prozesse zu analysieren und von Best-Practice-Beispielen profitieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.

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